Dyplomy elektroniczne 2026. Przewodnik dla uczelni

Polskie szkolnictwo wyższe przechodzi dużą zmianę cyfrową: dyplomy ukończenia studiów, suplementy, dyplomy doktorskie i habilitacyjne mają być wydawane przede wszystkim elektronicznie, a ich centralnym miejscem obsługi stanie się Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE) działające w systemie POL-on.

Najważniejszy sens reformy jest prosty: dyplom ma być łatwiejszy do wydania, pobrania, przechowania, udostępnienia i zweryfikowania. Zamiast opierać zaufanie głównie na papierze, pieczątkach i fizycznym odbiorze dokumentu, system ma zapewnić bezpieczny, cyfrowy dokument z podpisami, pieczęcią repozytorium i możliwością sprawdzenia autentyczności u źródła.

Kluczowe daty to:

30 czerwca 2026 r. – RDE ma być gotowe; według omawianych informacji od tego momentu rozpoczyna się dostępność systemu i okres przejściowy,
1 lipca 2026 r. – wskazywany jako początek dobrowolnego korzystania z repozytorium przez uczelnie,
31 grudnia 2026 r. – koniec okresu przejściowego,
1 stycznia 2027 r. – e-dyplom staje się podstawową, obowiązkową formą wydawania dokumentów.

Zwięzłe podsumowanie

Repozytorium Dyplomów Elektronicznych będzie częścią systemu POL-on i szerszego ekosystemu cyfrowych usług państwa, w tym aplikacji mObywatel oraz portalu dyplomy.nauka.gov.pl. Ma obsługiwać cztery główne działania: wydawanie, weryfikację, udostępnianie i unieważnianie dokumentów akademickich.

System obejmie m.in.:

dyplomy ukończenia studiów,
suplementy do dyplomów,
dyplomy doktorskie,
dyplomy habilitacyjne,
odpisy, także w językach obcych,
odpisy suplementów.

Projekt „e-dyplomy” jest realizowany z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego ze środków Krajowego Planu Odbudowy. Ma dostarczyć 16 usług publicznych związanych z czterema typami dokumentów i czterema działaniami: wydawaniem, weryfikacją, udostępnianiem i unieważnianiem.

Rocznie system ma obsługiwać dokumenty dla około 300 tysięcy absolwentów oraz około 8 tysięcy osób uzyskujących stopnie naukowe, wystawiane przez ponad 300 podmiotów.

Podstawą prawną zmian są przepisy ustawy – szczególnie m.in. art. 77, 78 i 79 dla dyplomów ukończenia studiów, art. 179, 180 i 181 dla dyplomów doktorskich i habilitacyjnych, art. 347a dotyczący RDE, art. 349 dotyczący m.in. bazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oraz art. 353, który pozwala ministrowi określić wymagania techniczne w rozporządzeniach. Ostateczne brzmienie części przepisów wykonawczych, w tym dotyczących studiów, dyplomów doktorskich i habilitacyjnych oraz systemu POL-on, było jeszcze oczekiwane.

Cyfryzację dyplomów zaplanowano już w przepisach z sierpnia 2023 r. Początkowo obowiązek miał wejść w życie 1 stycznia 2026 r., ale ze względu na złożoność projektu termin przesunięto nowelizacją z listopada 2025 r. na 1 stycznia 2027 r.

Jak działa RDE? Proste wyjaśnienie

Repozytorium można porównać do bezpiecznego cyfrowego sejfu. Uczelnia przygotowuje dokument, podpisuje go i przekazuje do repozytorium. RDE sprawdza poprawność, nadaje własną pieczęć i znacznik czasu, a następnie przechowuje dokument tak, aby absolwent lub inna uprawniona osoba mogła go pobrać albo zweryfikować.

Uczelnia nadal odpowiada za treść dokumentu. Repozytorium nie „pisze” dyplomu za uczelnię. Jego zadaniem jest:

przyjęcie dokumentu,
sprawdzenie danych i podpisów,
rejestracja,
zabezpieczenie dokumentu,
przechowywanie,
generowanie plików PDF dla obywatela,
umożliwienie weryfikacji,
obsługa unieważnienia.

Dokument elektroniczny jest formalnie wydany dopiero po rejestracji w RDE. Sama praca nad dokumentem, jego podpisanie albo przesłanie nie wystarczą. Moment rejestracji jest w praktyce datą wydania e-dyplomu.

Jakie dokumenty będą objęte systemem?

RDE obejmie dokumenty akademickie wydawane przez uczelnie i inne uprawnione podmioty, w tym:

dyplomy ukończenia studiów,
suplementy do dyplomów,
dyplomy doktorskie,
dyplomy habilitacyjne,
odpisy dyplomów,
odpisy suplementów,
odpisy w językach obcych.

Dodatkowe elementy dyplomów doktorskich i habilitacyjnych będą wybierane z zamkniętego katalogu określonego w rozporządzeniu dotyczącym POL-onu. Uczelnie nie będą mogły dowolnie dodawać własnych pól, ale wybiorą dostępne opcje w repozytorium albo przekażą je przez zintegrowany system uczelniany.

W przypadku suplementu do dyplomu przewidziano możliwość umieszczenia informacji o zakresie lub specjalności, choć wzór suplementu nie zawiera osobnej widocznej etykiety dla tego pola. Zakres lub specjalność traktowane są jako uzupełnienie nazwy kierunku studiów.

Dwie ścieżki pracy dla uczelni

Uczelnie będą mogły obsługiwać e-dyplomy na dwa sposoby.

1. Praca bezpośrednio w systemie POL-on

To rozwiązanie dla podmiotów, które chcą przeprowadzać cały proces przez przeglądarkę. Uprawnieni użytkownicy będą mogli:

utworzyć dokument,
wyszukać osobę, np. po numerze PESEL,
uzupełnić brakujące dane,
sprawdzić dokument,
przekazać go do podpisu,
podpisać,
zarejestrować w repozytorium,
śledzić status rejestracji.

W przypadku dyplomów ukończenia studiów system może automatycznie pobierać część danych z wykazu studentów. Niektóre pola, np. miejsce urodzenia, mogą wymagać ręcznego uzupełnienia.

2. Praca przez system uczelniany i API

Uczelnie mające własne systemy mogą przygotowywać i podpisywać dokumenty u siebie, a następnie przesyłać je do RDE przez API. Ta ścieżka wymaga większego przygotowania technicznego, m.in.:

dostosowania oprogramowania,
pobrania kluczy do szyfrowania danych,
skonfigurowania zaufanych adresów IP,
obsługi procesu podpisów we własnym systemie,
przekazywania gotowego, podpisanego pliku do repozytorium.

Uczelnia nie musi wybrać tylko jednego modelu. Może np. obsługiwać dyplomy doktorskie i habilitacyjne w POL-onie, a dyplomy ukończenia studiów przez własny system.

Etapy wydania e-dyplomu

Proces wydania dokumentu elektronicznego obejmuje cztery główne kroki:

Przygotowanie dokumentu

Uczelnia tworzy dokument w POL-onie albo w swoim systemie.
Weryfikacja treści

Dane są sprawdzane względem źródeł, m.in. wykazu studentów, wykazu postępowań awansowych, wykazu instytucji, wykazu kierunków oraz bazy osób upoważnionych do podpisywania.
Podpisanie dokumentu

Dokument musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną. Certyfikat tej osoby musi być wcześniej zarejestrowany w POL-onie.
Rejestracja w RDE

Repozytorium sprawdza dokument, podpisy i uprawnienia, a następnie opatruje dokument kwalifikowaną pieczęcią repozytorium i kwalifikowanym znacznikiem czasu.

Po rejestracji dokumentu nie można już edytować. Jeśli pojawi się błąd, dokument trzeba unieważnić i wydać nowy.

Podpisy, certyfikaty i bezpieczeństwo

Każdy dokument – dyplom, suplement, odpis, dyplom doktorski albo habilitacyjny – będzie osobnym plikiem i każdy musi mieć własny kwalifikowany podpis osoby upoważnionej. Technicznie możliwe będzie podpisanie wielu plików jednym działaniem, jeśli narzędzie na to pozwala, ale dla systemu każdy dokument musi być podpisany indywidualnie.

Podpis można złożyć m.in.:

przez aplikację Podpis OPI,
przy użyciu zewnętrznych narzędzi dostawców podpisów kwalifikowanych.

W modelu przeglądarkowym POL-on umożliwi zebranie podpisów od upoważnionych osób. W modelu integracji przez API uczelnia musi sama obsłużyć obieg podpisów. Jeśli dokument wymaga podpisu kilku osób lub kilku podmiotów, wszystkie podpisy muszą zostać zebrane przed rejestracją.

Repozytorium sprawdzi:

czy plik ma właściwy format,
czy zawiera wymagane elementy,
czy dane są zgodne ze źródłami,
czy podpisy są ważne,
czy certyfikaty nie wygasły,
czy osoby podpisujące są upoważnione.

Dokumentu nie da się podpisać certyfikatem, który już wygasł. Jeśli jednak certyfikat wygaśnie po prawidłowym podpisaniu i zarejestrowaniu dokumentu, dyplom nie traci ważności. Za długoterminowe zachowanie autentyczności, integralności i weryfikowalności dokumentów odpowiada repozytorium.

Każda osoba pracująca z RDE będzie musiała używać uwierzytelniania dwuetapowego. Bez tego nie będzie można wykonywać operacji w repozytorium.

Dane źródłowe i weryfikacja z rejestrem PESEL

Sprawne wydawanie e-dyplomów zależy od jakości danych w systemach źródłowych. Dane w dokumencie będą porównywane m.in. z:

wykazem studentów,
wykazem postępowań awansowych,
wykazem kierunków,
wykazem instytucji,
bazą osób upoważnionych do podpisywania dokumentów,
rejestrem PESEL.

Przy rejestracji dyplomu system będzie korzystał z rejestru PESEL. Oznacza to, że dane takie jak imię, nazwisko i numer PESEL muszą być aktualne i zgodne z rejestrem państwowym. Jeżeli dane w wykazie studentów i na dyplomie będą zgodne między sobą, ale niezgodne z rejestrem PESEL, dokument zostanie odrzucony. Uczelnia będzie musiała poprawić dane w wykazie studentów i przygotować dokument ponownie.

Na omawianym etapie miejsce urodzenia nie będzie weryfikowane w rejestrze PESEL.

Suplementy do dyplomu

System POL-on nie posiada wszystkich danych potrzebnych do automatycznego stworzenia suplementu. Dlatego uczelnie będą musiały samodzielnie wprowadzać treści poszczególnych punktów.

Przewidziano trzy ścieżki przygotowania suplementów:

ręczne wypełnienie formularza w interfejsie repozytorium,
import danych z pliku CSV,
integrację przez API z systemem uczelnianym.

Repozytorium może wspierać pracę, ale merytoryczna treść suplementu pozostaje po stronie uczelni.

Szablony, wygląd i tłumaczenia

Uczelnie będą musiały skonfigurować:

dane podmiotu,
nazwę uczelni,
godło lub logo,
wersje językowe danych,
szablony dokumentów,
etykiety i tłumaczenia wartości słownikowych.

Wizualna forma e-dyplomu będzie w dużej mierze ujednolicona. Uczelnia będzie mogła dostosować wybrane elementy, takie jak nazwa, godło, logo i wariant językowy, ale nie będzie miała pełnej swobody projektowania wyglądu.

Dyplom elektroniczny będzie miał jednolity wzór dla wszystkich uczelni, z widocznym godłem lub logo podmiotu. Dyplomy doktorskie i habilitacyjne będą odróżniać się kolorystyką tła. Suplement ma być graficznie spójny z dyplomem.

W przypadku odpisów w językach obcych repozytorium nie zapewni automatycznych tłumaczeń. Uczelnie same przygotują tłumaczenia, np. na język angielski, niemiecki, francuski lub inny. Dotyczy to zarówno etykiet, jak i wartości słownikowych.

Pobieranie dokumentów przez absolwentów

Po rejestracji dokument będzie dostępny dla absolwenta niemal natychmiast. Nie zmienia to ustawowego terminu – uczelnia nadal ma 30 dni na wydanie dyplomu.

Absolwent będzie mógł uzyskać dostęp do dokumentów przez:

portal dyplomy.nauka.gov.pl,
aplikację mObywatel,
system uczelni lub innego wydawcy dokumentu.

Osoby z numerem PESEL będą mogły logować się przez login.gov.pl albo krajowy system identyfikacji elektronicznej. Cudzoziemcy bez numeru PESEL będą obsługiwani inaczej: uczelnia będzie mogła pobrać wydany dokument i przekazać go absolwentowi wybranym kanałem, np. przez system uczelniany.

Absolwent zobaczy przypisane do siebie dokumenty, np. oryginał dyplomu, suplement oraz odpisy w językach obcych. Będzie mógł pobrać aktualny plik PDF i użyć go np. w rekrutacji albo przekazać pracodawcy.

Repozytorium nie będzie jednak automatycznie wysyłać dokumentów do pracodawcy, uczelni rekrutującej ani innych osób. To absolwent sam przekaże plik PDF albo dane potrzebne do weryfikacji.

XML, PDF i moc prawna dokumentu

Ważne jest rozróżnienie między dokumentem źródłowym a plikiem pobieranym przez obywatela.

Uczelnia przekazuje do repozytorium podpisany plik elektroniczny, w szczególności XML w formacie XAdES. Repozytorium opatruje go własną kwalifikowaną pieczęcią i znacznikiem czasu. Następnie, na żądanie obywatela, system generuje plik PDF.

PDF pobrany przez absolwenta będzie opatrzony pieczęcią repozytorium i znacznikiem czasu. W jego warstwie wizualnej pojawi się informacja o osobach, które podpisały dokument źródłowy, ale ich pierwotne podpisy nie będą częścią elektronicznej warstwy tego pobranego PDF-u.

Oznacza to, że autentyczność pobranego PDF-u wynika z pieczęci repozytorium oraz możliwości jego weryfikacji w systemie.

Zwykły wydruk e-dyplomu nie będzie równoważny z oficjalnym dyplomem papierowym. Ważnym dokumentem jest plik elektroniczny opatrzony odpowiednimi zabezpieczeniami, a nie jego papierowa kopia.

Dyplomy papierowe po 2027 roku

Papierowe dyplomy nie znikną całkowicie, ale zmieni się ich rola. Od 1 stycznia 2027 r. podstawową formą będzie e-dyplom. Dokument papierowy będzie można otrzymać na wniosek.

Wniosek o dyplom papierowy trzeba złożyć przed ukończeniem studiów. Dotyczy to również dyplomów doktorskich i habilitacyjnych.

Dokument papierowy będzie wydawany dopiero po wydaniu dokumentu elektronicznego, w terminie 30 dni od dnia wydania e-dokumentu. Dyplom elektroniczny i papierowy będą dwoma osobnymi dokumentami.

W okresie przejściowym, od 30 czerwca 2026 r. / 1 lipca 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., dyplom papierowy pozostaje podstawową formą dokumentu, ale uczelnie mogą dobrowolnie rozpocząć wydawanie dyplomów elektronicznych. Rozpoczęcie wydawania e-dyplomów w tym okresie nie oznacza konieczności natychmiastowej rezygnacji z papieru.

Dyplomy papierowe będą nadal wydawane na dotychczasowych wzorach, jeśli absolwent złoży odpowiedni wniosek.

Wyjątki od elektronicznej formy

Nie wszystkie dokumenty będą wydawane elektronicznie. Wyłączenia obejmą m.in.:

żołnierzy w uczelniach wojskowych – ich dokumenty będą wydawane wyłącznie papierowo,
dokumenty wydawane wspólnie z podmiotem zagranicznym, jeśli zagraniczny partner musi podpisać dokument, a nie ma dostępu do systemu POL-on.

Dyplomy dla studentów zagranicznych będą co do zasady wydawane na takich samych zasadach jak dla studentów z Polski. Różnice pojawią się głównie przy dostępie do dokumentu, jeśli absolwent nie ma numeru PESEL.

Weryfikacja dyplomów

Jednym z największych zysków z e-dyplomów będzie możliwość łatwej weryfikacji autentyczności dokumentu u źródła. Pracodawca, uczelnia, instytucja administracyjna lub inny odbiorca będzie mógł sprawdzić, czy dyplom jest prawdziwy i aktualny.

Weryfikacja będzie możliwa:

w portalu dyplomy.nauka.gov.pl,
w aplikacji mObywatel,
przy użyciu pliku elektronicznego,
na podstawie danych opisowych z dokumentu.

Nie wszystkie dokumenty papierowe będzie można sprawdzić w RDE. Dotyczy to tylko dokumentów, które mają odpowiednik w repozytorium. Obowiązek rejestracji obejmie nowe dokumenty wydawane od 1 stycznia 2027 r. oraz dokumenty zarejestrowane dobrowolnie w okresie przejściowym. Kwestia dokumentów wydanych wcześniej ma być jeszcze analizowana.

Unieważnianie i wymiana dokumentów

Po rejestracji dokumentu nie można poprawić ani edytować. Jeśli zawiera błąd, trzeba go unieważnić i wydać nowy.

Unieważnianie będzie realizowane w systemie POL-on przez uprawnionych użytkowników. Proces obejmie:

wyszukanie dokumentu,
wskazanie powodu unieważnienia,
potwierdzenie operacji, także z użyciem uwierzytelniania dwuetapowego,
zapisanie zmiany w systemie.

Jeśli dokument ma powiązane elementy, np. oryginał i odpis, system może wymusić unieważnienie całego pakietu. Chodzi o zachowanie spójności: jeśli problem dotyczy samego tytułu zawodowego albo danych zasadniczych, nie wystarczy unieważnić jednego pliku.

Wymiana dokumentu polega technicznie na unieważnieniu starego zestawu i wydaniu nowych dokumentów. Tak będzie np. przy zmianie danych osobowych. W przypadku e-dyplomu nie zwraca się samego dokumentu elektronicznego – uczelnia go unieważnia i wydaje nowy. Jeśli wcześniej wydano także wersję papierową, nadal stosuje się dotychczasową procedurę zwrotu dokumentu papierowego.

Nie będzie instytucji duplikatu e-dyplomu. Dokument elektroniczny nie może zostać „zgubiony” w tradycyjnym sensie, bo jest przechowywany w repozytorium i dostępny do pobrania.

Numer dyplomu i identyfikator repozytorium

Numer dyplomu nadal będzie nadawany przez uczelnię zgodnie z jej księgą dyplomów. Repozytorium nada każdemu dokumentowi własny unikalny identyfikator.

Oznacza to, że dyplom, odpis, suplement i odpis suplementu mogą mieć ten sam uczelniany numer dyplomu, ale każdy z tych dokumentów otrzyma osobny identyfikator repozytorium.

To rozróżnienie jest ważne: numer dyplomu identyfikuje dokument w systemie uczelni, a identyfikator repozytorium pozwala technicznie rozpoznać konkretny plik elektroniczny.

Dokumentacja w aktach studenta

Jeżeli dyplom zostanie wydany wyłącznie elektronicznie, w papierowej teczce studenta powinna znaleźć się informacja o jego rejestracji w repozytorium, np. numer lub identyfikator dokumentu.

Można również umieścić wydruk PDF, ale taki wydruk nie ma mocy prawnej dyplomu. Jest jedynie informacją lub potwierdzeniem zawierającym najważniejsze dane. Moc prawną ma dokument elektroniczny z odpowiednimi podpisami, pieczęcią i znacznikiem czasu.

Co uczelnie muszą przygotować?

Wdrożenie RDE to nie tylko projekt informatyczny. To także zmiana organizacyjna, prawna i administracyjna.

Przed wydaniem pierwszego e-dyplomu uczelnie powinny:

nadać użytkownikom odpowiednie role w POL-onie,
zarejestrować certyfikaty osób upoważnionych do podpisywania,
zapewnić kwalifikowane podpisy elektroniczne,
włączyć uwierzytelnianie dwuetapowe,
zainstalować i skonfigurować aplikację Podpis OPI, jeśli będzie używana,
uporządkować dane w wykazie studentów i postępowań awansowych,
sprawdzić zgodność danych z rejestrem PESEL,
skonfigurować dane podmiotu,
dodać godło lub logo,
przygotować tłumaczenia,
skonfigurować szablony dokumentów,
ustalić procedury unieważniania i wymiany dokumentów,
przygotować proces obsługi cudzoziemców bez PESEL,
zdecydować, które dokumenty będą obsługiwane w POL-onie, a które przez system uczelniany.

Dostęp do modułu dyplomów elektronicznych będzie oparty na rolach nadawanych przez administratora systemu w danej jednostce. Inne uprawnienia może mieć osoba przygotowująca dokument, inne podpisująca, inne rejestrująca, a jeszcze inne zarządzająca konfiguracją.

Wsparcie dla uczelni

Uczelnie będą mogły korzystać ze wsparcia:

helpdesku OPI PIB,
stron pomocy POL-on,
komunikatów publikowanych w aktualnościach,
opracowanych odpowiedzi na pytania zadane podczas spotkań,
sekcji często zadawanych pytań.

Dlaczego ta zmiana jest ważna?

E-dyplomy mają rozwiązać kilka praktycznych problemów naraz.

Po pierwsze, ułatwią absolwentom dostęp do dokumentów. Nie trzeba będzie osobiście odbierać dyplomu w dziekanacie, jeśli wystarczy forma elektroniczna.
Po drugie, uproszczą udostępnianie dokumentu. Absolwent będzie mógł pobrać plik PDF albo przekazać dane do weryfikacji.
Po trzecie, zwiększą bezpieczeństwo. Odbiorca dokumentu będzie mógł sprawdzić go w repozytorium, zamiast polegać wyłącznie na skanie lub kopii papierowej.
Po czwarte, system zabezpieczy dokumenty na lata. Nawet jeśli certyfikat osoby podpisującej wygaśnie, repozytorium ma zapewnić długoterminową weryfikowalność dokumentu.
Po piąte, reforma porządkuje obieg dokumentów. Jeśli dokument jest błędny, nie poprawia się go po cichu – trzeba go unieważnić i wydać nowy, co pozostawia jasną historię zdarzeń.

Podsumowanie

Repozytorium Dyplomów Elektronicznych ma stać się centralnym miejscem wydawania, przechowywania, udostępniania, weryfikowania i unieważniania dyplomów akademickich. Uczelnie nadal będą odpowiadać za przygotowanie treści, poprawność danych i podpisanie dokumentów, ale RDE zapewni bezpieczną rejestrację, pieczęć, znacznik czasu, długoterminową wiarygodność i wygodny dostęp dla absolwentów.

Od 30 czerwca 2026 r. system ma być gotowy, od 1 lipca 2026 r. uczelnie mają dobrowolnie korzystać z nowego rozwiązania, a od 1 stycznia 2027 r. e-dyplomy staną się podstawową i obowiązkową formą dokumentów. To jedna z najważniejszych cyfrowych reform w polskim szkolnictwie wyższym: zmienia nie tylko format dyplomu, lecz także sposób, w jaki dokumenty akademickie są tworzone, sprawdzane, udostępniane i chronione.