E-dyplomy na uczelniach. Jak przygotować wdrożenie RDE?

E-dyplom nie jest zwykłym plikiem PDF ani cyfrową kopią papierowego dokumentu. To element nowego, centralnego systemu, w którym dokument jest przygotowywany w określonej strukturze, podpisywany kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej, rejestrowany w repozytorium, zabezpieczany pieczęcią i znacznikiem czasu, a następnie udostępniany absolwentowi oraz możliwy do weryfikacji przez inne podmioty.

Od 30 czerwca 2026 roku będzie możliwe wydawanie pierwszych dyplomów elektronicznych. Od 1 stycznia 2027 roku stanie się to obowiązkowe dla uprawnionych podmiotów. Forma papierowa pozostanie dostępna dodatkowo, na wniosek.

Najważniejsze informacje w skrócie

Projekt e-dyplomy – Repozytorium Dyplomów Elektronicznych jest finansowany ze środków Krajowego Planu Odbudowy. Jego celem jest stworzenie usług publicznych umożliwiających cyfrową obsługę dyplomów: wydawanie, rejestrowanie, udostępnianie, pobieranie, weryfikowanie, unieważnianie i wymianę dokumentów.

Repozytorium obejmie przede wszystkim:

dyplomy ukończenia studiów,
suplementy do dyplomów,
dyplomy doktorskie,
dyplomy habilitacyjne,
odpisy tych dokumentów, także w językach obcych.

Nie obejmie natomiast obecnie certyfikatów kursów, dokumentów studiów podyplomowych ani innych podobnych dokumentów, ponieważ nie przewidują tego aktualne przepisy.

Uczelnie będą mogły pracować na dwa sposoby:

przez interfejs POL-on, czyli ręcznie lub półautomatycznie w przeglądarce;
przez API, czyli integrując własny system dziekanatowy lub uczelniany z repozytorium.

Możliwy będzie również model mieszany: część dokumentów obsługiwana przez POL-on, a część masowo przez API.

Po zarejestrowaniu dokumentu absolwent będzie mógł pobrać go zdalnie, m.in. przez portal dyplomy.nauka.gov.pl, login.gov.pl, profil zaufany lub aplikację mObywatel, jeśli ma numer PESEL. Osobom bez numeru PESEL uczelnia będzie musiała zapewnić inną ścieżkę otrzymania dokumentu.

Na czym polega e-dyplom?

E-dyplom można porównać do ważnego dokumentu urzędowego przechowywanego w cyfrowym sejfie. Uczelnia nie przekazuje absolwentowi skanu ani zwykłego PDF-a. Najpierw przygotowuje dane w wymaganym formacie, podpisuje je, a następnie przekazuje do centralnego repozytorium. Dopiero po pozytywnej rejestracji dokument staje się formalnie wydany.

Kluczowy jest jeden moment: datą wydania dyplomu elektronicznego jest data jego rejestracji w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. Nie jest nią data przygotowania pliku, lokalnego podpisania dokumentu ani wysłania paczki do systemu.

Po rejestracji dokument jest niezmienny. Jeśli później okaże się, że zawiera błąd, nie poprawia się go bezpośrednio w repozytorium. Trzeba zastosować procedurę unieważnienia albo wymiany dokumentu.

Proces wydawania dokumentu

Proces można przedstawić jako ciąg następujących działań:

przygotowanie danych,
utworzenie dokumentu w wymaganej strukturze,
podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
wysłanie dokumentu lub paczki dokumentów do repozytorium,
weryfikacja techniczna i formalna,
rejestracja dokumentu,
opatrzenie dokumentu pieczęcią repozytorium i znacznikiem czasu,
udostępnienie dokumentu obywatelowi.

W systemie POL-on część danych może zostać pobrana z istniejących rejestrów, takich jak wykaz studentów, wykaz postępowań awansowych, wykaz instytucji czy wykaz kierunków. Przy integracji przez API uczelnia musi sama zadbać, aby jej system zawierał kompletne i aktualne dane oraz potrafił przekształcić je do formatu wymaganego przez repozytorium.

Struktura dokumentu i format danych

Dyplom elektroniczny nie jest dowolnie zaprojektowanym plikiem. Musi mieć określoną strukturę i zawierać elementy wymagane przez przepisy oraz zamknięty katalog elementów dodatkowych.

Podstawą techniczną jest przede wszystkim plik XML zgodny ze specyfikacją i schematami XSD. Repozytorium sprawdzi, czy dokument pasuje do tej struktury, czy zawiera wymagane pola, czy dane są poprawne oraz czy dokument został właściwie podpisany.

Dokumenty przesyłane przez API będą podpisywane jako XML, w szczególności podpisem XAdES. Podpis PAdES, typowy dla PDF-ów, nie będzie tu właściwym mechanizmem, ponieważ repozytorium przyjmuje dane XML, a gotowy PDF powstaje dopiero później.

Podpisy i osoby upoważnione

Dokument elektroniczny musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym konkretnej osoby upoważnionej, np. rektora lub innej wskazanej osoby. Nie wystarczy zwykły podpis elektroniczny ani sama pieczęć instytucji.

Jeśli uczelnia przewiduje, że dokument powinien podpisać więcej niż jedna osoba, system pozwoli na więcej niż jeden podpis. Możliwe będzie także masowe podpisywanie dokumentów przez osobę upoważnioną.

Osoby podpisujące muszą:

posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny od zewnętrznego dostawcy,
być wpisane do wykazu osób upoważnionych,
mieć zarejestrowane certyfikaty podpisu w POL-onie,
posiadać uprawnienia do podpisywania danego typu dokumentu.

Repozytorium sprawdza nie tylko sam podpis, ale także ważność certyfikatu oraz to, czy podpisujący jest właściwie upoważniony.

Aplikacja Podpis OPI nie jest podpisem kwalifikowanym. To narzędzie pośredniczące między systemem POL-on a podpisem kwalifikowanym zainstalowanym lub dostępnym po stronie użytkownika.

Rola POL-on i API

Uczelnia może obsługiwać dokumenty bezpośrednio w POL-onie albo przez własny system zintegrowany z repozytorium.

Praca w POL-onie

W tym modelu użytkownik korzysta z formularzy, danych z rejestrów i narzędzi dostępnych w systemie centralnym. Może przygotowywać dokumenty, uzupełniać dane, podpisywać je oraz rejestrować bezpośrednio w interfejsie.

Jeśli dokument jest jeszcze roboczy, można go poprawić przed wystawieniem.

Praca przez API

W modelu integracyjnym uczelnia przygotowuje dokument w swoim systemie, tworzy plik XML, podpisuje go, pakuje, szyfruje i wysyła do repozytorium.

API będzie służyć m.in. do:

wysyłania paczek dokumentów,
sprawdzania statusu przetwarzania,
pobierania danych zarejestrowanego dokumentu,
pobierania gotowego PDF,
pobierania konfiguracji, szablonów, słowników i tłumaczeń.

Część działań pozostanie jednak dostępna wyłącznie w POL-onie, m.in.:

konfiguracja podmiotu,
konfiguracja dokumentów,
konfiguracja integracji,
zarządzanie szablonami,
zarządzanie słownikami i tłumaczeniami,
dodawanie systemów,
zarządzanie zaufanymi adresami IP,
unieważnianie dokumentów.

Rejestracja i weryfikacja przez repozytorium

Po otrzymaniu dokumentu repozytorium sprawdza:

kompletność danych,
zgodność ze strukturą XML i XSD,
poprawność danych,
spójność z innymi rejestrami,
ważność podpisu kwalifikowanego,
uprawnienia osoby podpisującej,
status certyfikatu.

Jeżeli dokument przejdzie weryfikację, repozytorium opatruje go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz znacznikiem czasu. Od tego momentu dokument jest zarejestrowany, niezmienny i formalnie wydany.

Jeżeli dokument zostanie odrzucony, system udostępni komunikaty błędów. Przy paczce dokumentów możliwe jest częściowe powodzenie: np. 80 dokumentów z paczki 100 zostanie zarejestrowanych, a 20 błędnych wróci z informacją o problemach.

Przetwarzanie dokumentów przez API odbywa się asynchronicznie. Oznacza to, że system nie zwraca od razu pełnego wyniku. Uczelnia musi sprawdzać status przetwarzania, podobnie jak śledzi się przesyłkę.

PDF dla obywatela

Uczelnia przesyła do repozytorium podpisany plik XML, ale obywatel nie pobiera „surowego” XML-a. Repozytorium generuje dla niego dokument przeznaczony do odczytu i długoterminowej archiwizacji, np. PDF LDA.

Taki plik zawiera informacje o:

kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
znaczniku czasu,
metadanych,
źródle dokumentu,
zabezpieczeniach pozwalających potwierdzić jego autentyczność.

Dokument może być pobierany wielokrotnie. Nie ma przewidzianego limitu liczby pobrań przez absolwenta. Jeśli obywatel zgubi plik albo potrzebuje nowej kopii, repozytorium może wygenerować aktualny dokument z bieżącą pieczęcią i znacznikiem czasu.

To ważne, ponieważ ważność pobieranego dokumentu nie zależy od tego, czy certyfikaty osób, które pierwotnie podpisały XML, nadal są aktywne. Liczy się wiarygodność repozytorium oraz aktualna pieczęć przy pobraniu.

Wygląd dokumentu i konfiguracja uczelni

Możliwości personalizacji wyglądu e-dyplomu będą ograniczone. Celem jest ujednolicenie dokumentów, łatwiejsza weryfikacja i automatyczne przetwarzanie.

Uczelnia będzie mogła skonfigurować m.in.:

nazwę podmiotu prezentowaną na dokumencie,
godło lub znak graficzny uczelni,
wybrane elementy widoczne na odpisach,
szablony dokumentów,
słowniki,
tłumaczenia,
konfiguracje dla różnych typów dokumentów.

Dyplom musi zawierać godło lub znak graficzny uczelni, ponieważ wymagają tego przepisy.

Informacja o specjalności lub zakresie studiów będzie mogła pojawić się pod nazwą kierunku, ale bez osobnej etykiety typu „specjalność”.

Dla odpisów w językach obcych uczelnia musi przygotować własne tłumaczenia etykiet i wartości słownikowych. System nie dostarczy centralnych tłumaczeń. Konfigurację języka obcego trzeba przygotować wtedy, gdy uczelnia ma obowiązek wydać taki dokument, np. po otrzymaniu wniosku.

Minimalna konfiguracja musi obejmować język polski, ponieważ oryginał dokumentu jest wydawany właśnie po polsku.

Konfiguracje szablonów i tłumaczeń będzie można przenosić między środowiskami, np. z demo do integracji, przez eksport i import pliku JSON.

Dokumenty powiązane: dyplom, suplement i odpisy

System traktuje dyplom, suplement oraz odpisy jako dokumenty powiązane.

Dyplom może zostać zarejestrowany samodzielnie, ale suplement wymaga istnienia dyplomu. Suplement można przygotować wcześniej, lecz jego rejestracja jest możliwa tylko wtedy, gdy:

dyplom został już zarejestrowany, albo
dyplom i suplement zostaną przesłane równocześnie w jednej paczce.

System potrafi rozpoznać dokumenty w paczce, zarejestrować najpierw dyplom, a następnie wrócić do suplementu.

Nie należy rozdzielać dokumentów powiązanych w sposób, który uniemożliwi ich poprawną obsługę. Paczka może obejmować dokumenty jednego absolwenta, grupy absolwentów, wydziału lub innego zakresu organizacyjnego, ale relacje między dokumentami muszą zostać zachowane.

Każdy poprawnie zarejestrowany dokument otrzyma własny unikalny identyfikator UID. Oznacza to, że dyplom, suplement, odpis dyplomu i odpis suplementu będą miały osobne identyfikatory, nawet jeśli dotyczą tej samej osoby i tego samego procesu kształcenia.

Unieważnianie i wymiana dokumentów

Zarejestrowanego dokumentu nie można edytować. Jeśli zawiera błąd albo utraci ważność z innej przyczyny, trzeba go unieważnić lub wymienić.

Unieważnianie będzie wykonywane przez interfejs POL-on, a nie przez API. Wynika to z odpowiedzialności prawnej. Tę operację musi wykonać konkretny, uprawniony użytkownik, po zalogowaniu na konto imienne i potwierdzeniu działania drugim składnikiem uwierzytelnienia.

Użytkownik będzie musiał:

wyszukać dokument,
wskazać powód unieważnienia,
potwierdzić operację,
mieć odpowiednią rolę w systemie.

System ma pilnować powiązań między dokumentami. Jeśli unieważniany jest dyplom, obecnie trzeba wymienić również dokumenty powiązane, w tym suplementy, nawet jeśli błąd nie dotyczy danych zawartych w suplemencie. Mechanizm ten może zostać w przyszłości przebudowany, ale na opisanym etapie system traktuje zestaw dokumentów jako powiązaną całość administracyjną.

Jeśli dokument został unieważniony, obywatel nie powinien już otrzymywać na jego podstawie plików PDF ani widzieć go jako aktualnego dokumentu w mObywatelu. W jego miejsce należy wydać nowy dokument.

Weryfikacja dokumentów

Repozytorium ma budować zaufanie do dokumentów elektronicznych. Pracodawca, uczelnia, instytucja publiczna lub inny uprawniony podmiot będzie mógł sprawdzić autentyczność i ważność dyplomu.

Weryfikacja będzie możliwa dla:

dokumentów elektronicznych,
dokumentów papierowych wydanych na podstawie wcześniej zarejestrowanego dokumentu elektronicznego.

Nie będą natomiast automatycznie digitalizowane dyplomy wydane przed obowiązkiem rejestracji w repozytorium. Jeśli absolwent po latach poprosi o odpis starego dyplomu, uczelnia powinna zastosować dotychczasową tradycyjną ścieżkę.

W przypadku pliku PDF zielony komunikat może potwierdzać poprawność podpisu, ale nie musi oznaczać, że dokument nadal jest aktualny. Dokument mógł zostać później unieważniony. Dlatego do sprawdzenia aktualnego statusu ma służyć portal dyplomy.nauka.gov.pl. Rozważana jest również automatyczna weryfikacja przez API, jeśli uczelnie będą często zgłaszać taką potrzebę.

Usługi weryfikacyjne mają być dostępne także w aplikacji mObywatel.

Środowiska: produkcja, demo i integracja

Środowisko produkcyjne

To oficjalne środowisko z rzeczywistymi danymi. Nie wolno na nim eksperymentować. Dokument skutecznie zarejestrowany w produkcji jest prawdziwym dokumentem w rozumieniu prawa i może być dostępny dla obywatela.

Środowisko demonstracyjne

Demo pozwala testować działanie systemu, ale korzysta z danych produkcyjnych, dlatego również wymaga ostrożności.

Środowisko integracyjne

To „piaskownica” dla programistów, integratorów i działów IT. Zawiera dane testowe, fikcyjną uczelnię, testowy kierunek oraz możliwość tworzenia testowych studentów i postępowań. Nie wolno wprowadzać tam prawdziwych danych produkcyjnych.

Aby uzyskać dostęp do środowiska integracyjnego, uczelnia musi złożyć wniosek do MNiSW. We wniosku należy podać m.in. publiczne adresy IP, z których będzie prowadzona komunikacja. Trzeba zrobić to starannie, ponieważ błędny adres IP może sprawić, że dostęp zostanie formalnie przyznany, ale połączenie technicznie nie zadziała.

Każde środowisko – produkcyjne, demonstracyjne i integracyjne – obejmuje zarówno API, jak i interfejs użytkownika.

Bezpieczeństwo i konfiguracja techniczna

Wdrożenie RDE wymaga przygotowania organizacyjnego, formalnego i technicznego.

Uczelnia musi:

wyznaczyć osoby odpowiedzialne za proces,
nadać role w POL-onie,
skonfigurować podmiot,
skonfigurować dokumenty,
skonfigurować integrację,
zapewnić kwalifikowane podpisy elektroniczne,
zarejestrować certyfikaty osób podpisujących,
wdrożyć uwierzytelnianie dwuetapowe,
przygotować dane źródłowe,
skonfigurować szablony, słowniki i tłumaczenia,
przygotować zaufane adresy IP,
dostosować system uczelniany do API,
przetestować pełny scenariusz przed produkcją.

RDE jako pierwszy moduł POL-on wymaga pełnego uwierzytelniania dwuetapowego. Bez niego nie będzie można wykonywać operacji związanych z konfiguracją ani wydawaniem dokumentów.

Komunikacja przez API odbywa się przez usługi SOAP. Każda wiadomość musi być podpisana i zaszyfrowana. W POL-onie można wygenerować i pobrać certyfikaty oraz parę kluczy: prywatny i publiczny. Instytucja musi też pobrać aktualny publiczny certyfikat Repozytorium Dyplomów Elektronicznych.

Klucz prywatny pozostaje po stronie instytucji. Klucz publiczny i certyfikaty służą do weryfikacji i bezpiecznej wymiany danych. Dokumentacja techniczna określa wymagane algorytmy, w tym rozwiązania oparte na krzywych eliptycznych.

Możliwe będzie wcześniejsze przygotowanie kolejnego certyfikatu, aby zachować ciągłość działania, gdy obecny certyfikat zbliża się do końca ważności.

Repozytorium dopuści połączenia wyłącznie z zatwierdzonych adresów IP. To zabezpieczenie ma zapobiec sytuacji, w której przypadkowy lub niezaufany system zacznie wysyłać dokumenty do rejestracji.

Jakość danych i terminy

Poprawność danych jest jednym z największych wyzwań. Repozytorium będzie sprawdzać dane pod kątem spójności z innymi rejestrami, np. wykazem studentów, danymi z postępowań awansowych czy rejestrem PESEL.

Jeśli dane absolwenta są nieaktualne albo niespójne, dokument może nie zostać zarejestrowany. Ma to duże znaczenie, ponieważ przepisy przewidują 30 dni na wydanie i rejestrację dokumentu elektronicznego.

Uczelnia musi więc zadbać o aktualność danych jeszcze przed rozpoczęciem procesu wydawania dokumentu.

Zakres API i dokumentacja

API obejmuje 14 metod w 6 grupach. Obejmuje m.in.:

rejestrację dokumentów,
sprawdzanie statusu przetwarzania,
pobieranie danych dokumentu,
pobieranie plików PDF,
pobieranie szablonów,
pobieranie słowników,
pobieranie tłumaczeń.

Na obecnym etapie API nie przewiduje rozbudowanego raportowania, np. pełnej listy dokumentów filtrowanej po dacie lub typie. Takie potrzeby mogą być analizowane w przyszłości.

Przykłady wywołań API i odpowiedzi znajdują się w dokumentacji, w tym w plikach WSDL oraz PDF z opisem metod i struktur. Schematy XSD dla dyplomu i suplementu są dostępne na stronach pomocy. Przykładowe pliki XML mają być publikowane jako materiały pomocnicze.

OPI i zespół POL-on zapowiadają kolejne instrukcje, artykuły w Pomocy POL-on, aktualności, opisy modelu danych, procedury dostępu do środowiska integracyjnego oraz materiały szkoleniowe.

Najczęstsze pytania praktyczne

Dyplomy elektroniczne będą dotyczyć dokumentów wydawanych po wejściu nowych obowiązkowych przepisów i zasadniczo dokumentów wydawanych po raz pierwszy. Duplikaty lub odpisy dyplomów sprzed wielu lat nie będą rejestrowane w repozytorium jako nowe e-dyplomy.
Dokumenty nie będą przygotowywane „na zapas”. Absolwent pobierze je wtedy, gdy będą potrzebne.
Dokumentacja przebiegu studiów nadal pozostaje po stronie uczelni. Repozytorium przechowuje i udostępnia dyplom elektroniczny, ale nie zastępuje uczelnianych akt i danych źródłowych.
Jeżeli cudzoziemiec ma numer PESEL i może korzystać z profilu zaufanego lub login.gov.pl, będzie mógł samodzielnie odebrać e-dyplom. Jeśli nie może tego zrobić, uczelnia jako wydawca może pobrać dokument i udostępnić go zgodnie z własnymi procedurami, np. przez e-mail, system uczelniany lub inny kanał. System nie narzuca jednej metody.
W przypadku dyplomu papierowego wydawanego obok elektronicznego data wydania powinna odpowiadać dacie rejestracji dokumentu w repozytorium, zgodnie z przepisami.

Najważniejsze wyzwania dla uczelni

Największe wyzwania to nie samo „wgranie pliku”, lecz uporządkowanie całego procesu.

Uczelnia musi zdecydować:

kto przygotowuje dokumenty,
kto sprawdza dane,
kto podpisuje dokumenty,
kto rejestruje dokumenty,
kto obsługuje błędy,
kto odpowiada za konfigurację,
kto zarządza integracją,
jak będą obsługiwane osoby bez PESEL,
jak będą wydawane odpisy w językach obcych,
jak będzie wyglądać procedura unieważniania i wymiany.

Dla uczelni korzystających z API szczególnie ważne będą:

kompletność danych w systemie uczelnianym,
transformacja danych do XML,
zgodność z XSD,
obsługa podpisów kwalifikowanych,
pakowanie i szyfrowanie paczek,
komunikacja SOAP,
pobranie i obsługa certyfikatów,
lista zaufanych adresów IP,
monitorowanie statusów,
obsługa częściowych błędów,
zapis identyfikatorów UID po stronie systemu uczelnianego.

Model pracy przez POL-on będzie prostszy organizacyjnie, bo wiele elementów obsłuży system centralny. Model API daje większą automatyzację, ale wymaga większego przygotowania technicznego.

Lista kontrolna dla wdrożenia

Przed uruchomieniem produkcyjnym uczelnia powinna:

Nie testować na produkcji.
Złożyć wniosek o dostęp do środowiska integracyjnego.
Podać poprawne publiczne adresy IP.
Nie wprowadzać danych produkcyjnych do środowiska integracyjnego.
Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za proces.
Nadać role w POL-onie.
Zapewnić kwalifikowane podpisy elektroniczne.
Zarejestrować osoby upoważnione i ich certyfikaty.
Wdrożyć uwierzytelnianie dwuetapowe.
Skonfigurować dane podmiotu.
Wgrać godło uczelni.
Skonfigurować dokumenty, szablony i słowniki.
Przygotować tłumaczenia dla odpisów w językach obcych, jeśli będą potrzebne.
Pobrać certyfikaty i klucze.
Skonfigurować zaufane adresy IP.
Dostosować system uczelniany do API.
Przygotować XML zgodny z XSD.
Zapewnić podpisywanie i szyfrowanie wiadomości.
Przetestować pełny scenariusz w środowisku integracyjnym.
Monitorować dokumentację, aktualności POL-on i materiały pomocy.

Podsumowanie końcowe

Wdrożenie dyplomów elektronicznych to nie tylko zmiana papieru na plik. To przebudowa całego procesu wydawania dokumentów akademickich: od danych źródłowych, przez podpis i rejestrację, po pobieranie, weryfikację, unieważnianie i archiwizację.

Od 30 czerwca 2026 roku uczelnie będą mogły wydawać pierwsze e-dyplomy, a od 1 stycznia 2027 roku będzie to obowiązek. Absolwent zyska wygodny dostęp do dokumentu przez portal lub mObywatela, a pracodawcy i instytucje otrzymają narzędzia do potwierdzania autentyczności dokumentów.

Skuteczne wdrożenie zależy od wcześniejszego przygotowania. Uczelnia musi uporządkować role, dane, podpisy, konfiguracje, certyfikaty, środowiska testowe i procedury. Dopiero wtedy e-dyplom będzie mógł działać jako bezpieczny, wiarygodny i wygodny dokument cyfrowy.