Funkcjonalności systemu
Sprawdź najważniejsze funkcje systemu Akademus
Fundament systemu
Zarządzanie strukturą organizacyjną uczelni, kontami i uprawnieniami użytkowników oraz zgodnością z RODO. Rdzeń całego systemu pozwala odwzorować strukturę uczelni, zarządzać kontami pracowników i studentów oraz kontrolować, kto ma dostęp do jakich danych.
- nadawanie struktury organizacyjnej jednostek,
- zarządzanie atrybutami,
- wielojęzyczność.
- zarządzanie danymi osobowymi,
- zarządzanie kontami użytkowników,
- tworzenie grup użytkowników.
- nadawanie uprawnień stałych i czasowych,
- dostęp do edycji i widoku ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
- możliwość definiowania własnych wydruków,
- generowanie zestawień,
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie danymi.
Rekrutacja i pierwszy kontakt z uczelnią
Narzędzie do prowadzenia całego procesu przyjmowania kandydatów przez internet. Obsługuje rejestrację, dokumenty, egzaminy wstępne w jednym miejscu. W połączeniu z “Finanse i administracja” będzie także obsługiwał opłaty rekrutacyjne.
- internetowa rejestracja na wybrane studia,
- dołączanie plików do etapu rekrutacji,
- rejestracja oraz kontrola opłat.
- tworzenie listy otwieranych studiów wraz z kryteriami oraz opisem,
- organizacja egzaminów wstępnych z podziałem na etapy,
- podział kandydatów na grupy egzaminacyjne,
- ocena dołączonych przez kandydata plików,
- rejestracja wyników egzaminów,
- drukowanie i obsługa dokumentów.
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
- dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Obsługa studenta i dziekanat
Programy pokrywające cały tok studiów: od przyjęcia studenta, przez oceny i podania, aż po legitymacje i wymianę międzynarodową. To cyfrowe zastąpienie papierowej pracy dziekanatu.
Cyfrowe centrum pracy dziekanatu. Zastępuje papierowe teczki i rozproszone arkusze Excela jednym miejscem, w którym są dane studentów, oceny, toki studiów i wszystkie etapy kształcenia.
Struktura kształcenia:
- zarządzanie studiami, kursami, siatkami i tokami,
- zarządzanie zajęciami,
- przyporządkowanie studentów i pedagogów w ramach danego kursu,
- udział pedagogów w zajęciach.
Dane studentów:
- zarządzanie danymi osobowymi,
- zarządzanie ocenami.
Zarządzanie danymi:
- filtrowanie, sortowanie danych,
- dostęp do edycji i widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Student składa podanie przez system, a ono samo trafia do właściwych osób do zatwierdzenia. Koniec z papierowymi wnioskami krążącymi po korytarzach i pytaniami o to, na jakim etapie jest sprawa.
Obieg i decyzje:
- definiowanie schematu zatwierdzeń z określeniem uprawnień przy każdym etapie,
- dostęp do wniosków i wprowadzanie danych w panelu studenta/pedagoga,
- wydawanie decyzji.
Komunikacja:
- integracja z Komunikatorem – wiadomości automatycznie powiązane z danym podaniem.
Zarządzanie danymi:
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
- dostęp do widoku i edycji ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Obsługuje cały proces stypendialny: od wniosku studenta, przez komisję, aż po przelew. System sam pilnuje kolejności kroków i liczy dochody, bez ręcznego przepisywania danych.
Konfiguracja:
- definiowanie typów stypendiów oraz własnych szablonów wniosków,
- tworzenie Komisji Stypendialnych wraz z ustalaniem ich składu,
- definiowanie schematu zatwierdzeń z określeniem uprawnień przy każdym etapie.
Obsługa wniosków:
- dostęp do wniosków i wprowadzanie danych w panelu studenta/doktoranta,
- automatyczne przeliczanie wykazanych przez wnioskodawcę dochodów,
- widoczna historia statusów w szczegółach stypendium.
Wypłaty:
- generowanie paczek wypłat i przelewów na konto wnioskodawcy,
- wydruki podań i protokołów (także do plików w określonych formatach).
Raportowanie:
- generowanie raportów ilościowych w podziale na dowolne kryteria,
- analizy i statystyki dotyczące stypendiów,
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
- dostęp do widoku i edycji ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Obsługuje wymianę studentów w ramach Erasmusa i innych programów. Zarządza wnioskami, terminami, dokumentami i komunikacją z uczelniami partnerskimi w jednym miejscu.
Konfiguracja:
- określanie terminów przyjmowania wniosków oraz weryfikacji wydziałowej i uczelnianej,
- definiowanie dokumentów obowiązkowych i dodatkowych,
- definiowanie listy szkół współpracujących.
Obsługa nominacji:
- możliwość akceptacji/odrzucenia nominacji przez szkoły współpracujące za pośrednictwem ich panelu,
- nadawanie wnioskom statusów i nominacji.
Zarządzanie danymi:
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
- dostęp do widoku i edycji ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Zarządza wydawaniem fizycznych legitymacji z hologramem. System pilnuje ewidencji, duplikatów i eksportu danych do drukarni, bez ręcznego śledzenia kto co dostał.
Ewidencja:
- nadzór nad procesem przyznawania legitymacji oraz ich duplikatów,
- rejestracja puli hologramów dla studenta i doktoranta,
- nadzór nad procesem przyporządkowywania hologramów.
Obsługa:
- edycja danych legitymacji,
- eksport danych do systemów zewnętrznych umożliwiających wydruk.
Zarządzanie danymi:
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie wprowadzonymi danymi,
- dostęp do widoku i edycji ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Wydaje studentom legitymację w telefonie przez aplikację mObywatel. Uczelnia wysyła dane, student dostaje powiadomienie i aktywuje dokument samodzielnie, bez wizyty w dziekanacie.
Wydawanie:
- automatyczne generowanie i przekazywanie danych do mObywatela,
- odbiór kodów aktywacyjnych zwracanych przez mObywatela i ich prezentacja w panelu operatora.
Panel operatora:
- lista statusów mLegitymacji,
- historia statusów akcji dla zachowania przejrzystości działań.
Panel studenta:
- automatyczne powiadomienia o przygotowaniu mLegitymacji do aktywacji oraz o jej unieważnieniu,
- informacje o mLegitymacji oraz kody aktywacyjne.
Dydaktyka i kadra
Narzędzia dla wykładowców i organizacji pracy akademickiej: plany zajęć, sylabusy, rozliczanie godzin i ocena pedagogów. Obsługuje też dorobek naukowy i eksport do PBN.
Układa plan zajęć z uwzględnieniem dostępności sal, wykładowców i studentów. Unika konfliktów i uwzględnia czas potrzebny na przemieszczenie się między budynkami.
Tworzenie harmonogramu:
- łączenie zajęć,
- dostępność terminu według różnorodnych kryteriów,
- wypełnienie siatki dla studentów,
- zarządzanie konfliktami.
Parametry:
- definiowanie czasu niezbędnego na przemieszczenie się uczestników,
- definiowanie czasu wymaganych przerw pomiędzy zajęciami,
- preferencje godzin pedagogów.
Raportowanie:
- generowanie raportów.
Wykładowcy wypełniają sylabusy w systemie, a uczelnia publikuje je automatycznie na stronie jako katalog ECTS. Koniec z zbieraniem plików Word od każdego prowadzącego osobno.
Konfiguracja:
- możliwość definiowania własnej struktury sylabusa przez uczelnię,
- możliwość definiowania struktury sylabusa w dowolnym momencie,
- określanie moderatorów sylabusa (może ich być wielu, np. asystent pedagoga).
Wypełnianie i zarządzanie:
- wypełnianie sylabusa przez pedagoga w jego panelu,
- nadawanie dostępu do sylabusa dla pracowników,
- duplikowanie sylabusa na kolejny semestr, jeśli się nie zmienia.
Publikacja:
- generowanie sylabusa w formie drukowalnej,
- ogólnodostępny widok katalogu ECTS na stronie internetowej,
- możliwość wygenerowania wersji angielskiej.
Wykładowca zgłasza przepracowane godziny przez internet, dziekan zatwierdza, a kwestura dostaje gotową informację do wypłaty. Cały proces bez papierów i bez chodzenia po podpisach.
Zgłaszanie godzin:
- przejrzysty kalendarz pozwalający na zgłoszenie godzin,
- automatyczne pobieranie i uzupełnianie danych na podstawie zajęć w systemie,
- możliwość zgłoszenia w każdej chwili – dostęp online, brak blokad.
Dokumentacja:
- możliwość generowania dokumentów papierowych do zgłoszonych godzin,
- możliwość przeprowadzenia całego procesu w formie elektronicznej.
Studenci anonimowo oceniają wykładowców przez system. Wyniki zbierane są automatycznie i prezentowane jako raporty, bez ręcznego liczenia i zbierania papierowych ankiet.
Rodzaje ankiet:
- okresowe oceny pedagoga przez studentów,
- ankiety kandydata.
Anonimowość i wyniki:
- tworzenie w pełni anonimowych ankiet,
- automatyczne raporty statystyczne na podstawie udzielonych odpowiedzi.
Pracownicy zgłaszają swój dorobek naukowy i twórczy w systemie. Uczelnia ma pełny obraz osiągnięć kadry i eksportuje dane do PBN jednym kliknięciem, bez zbierania informacji e-mailem.
Konfiguracja:
- definiowanie szablonów rodzajów działalności z walidacją danych i polami obowiązkowymi,
- definiowanie schematu zatwierdzeń z określeniem uprawnień przy każdym etapie.
Praca z danymi:
- dostęp do wprowadzania danych w panelu pedagoga,
- określenie statusu przetwarzania działalności,
- widoczna historia statusów oraz audyt ostatnich zmian,
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie danymi,
- dostęp do edycji i widoku ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Raportowanie i eksport:
- prowadzenie ewidencji i statystyk,
- generowanie raportów ilościowych w podziale na dowolne kryteria,
- tworzenie własnych szablonów wydruków,
- eksport danych do systemu PBN.
Finanse i administracja
Wszystko co związane z pieniędzmi, dokumentami i zamówieniami: od opłat studenckich i faktur, przez elektroniczny obieg dokumentów, aż po rejestr umów i zarządzanie nieruchomościami.
Zarządza wszystkimi płatnościami na uczelni: czesne, opłaty rekrutacyjne, wynajem sal. System importuje wyciągi bankowe i sam rozksięgowuje wpłaty, bez ręcznego dopasowywania przelewów.
Zarządzanie płatnościami:
- wyświetlanie listy opłat wraz z określeniem statusu wpłaty,
- możliwość ręcznego wymuszenia uiszczenia opłaty,
- możliwość tworzenia i edycji cenników oraz przypisywania ich do opłat.
Import i rozliczenie:
- importowanie i rozksięgowywanie wyciągów bankowych.
Eksport i raporty:
- generowanie wydruków,
- eksportowanie danych do plików XLS,
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie danymi,
- dostęp do edycji i widoku ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Pokazuje, ile kosztuje prowadzenie poszczególnych wydziałów, kierunków i zajęć, i zestawia to z budżetem. Daje zarządowi gotowe dane do podejmowania decyzji finansowych.
Raporty:
- koszty w podziale na budżet i koszty realne,
- rozliczenie finansowe pedagogów,
- dane wiarygodne, kompletne i łatwe do porównania.
Pomaga planować wydatki i prowadzić zamówienia publiczne zgodnie z procedurami. Każde zamówienie ma swoje miejsce w systemie z pełną dokumentacją i kontrolą dostępu.
Organizacja zamówień:
- kontenery zamówień przypisane do odpowiedniej jednostki organizacyjnej,
- możliwość tworzenia odrębnych struktur dopasowanych pod konkretne zamówienia.
Uprawnienia:
- kontrola dostępu: podgląd, edycja, usuwanie.
Zastępuje papierowy obieg dokumentów cyfrowym. Uczelnia definiuje własne ścieżki zatwierdzeń, a dokumenty trafiają do właściwych osób automatycznie, bez roznoszenia teczek.
Centralne miejsce na wszystkie umowy uczelni z zewnętrznymi podmiotami. Każda umowa ma swoją cyfrową kopię i jest dostępna dla uprawnionych osób, bez szukania w segregatorach.
Ewidencja:
- załączanie elektronicznej kopii dokumentu umowy.
Zarządzanie danymi:
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie danymi,
- dostęp do widoku i edycji ograniczony uprawnieniami użytkownika lub grupy.
Ewidencjonuje całą korespondencję wychodzącą i przychodzącą. Integruje się z Pocztą Polską i pozwala śledzić przesyłki, generować zwrotki i wysyłać korespondencję seryjną.
Korespondencja wychodząca:
- generowanie adresów na kopertach,
- generowanie potwierdzeń nadania,
- tworzenie grup adresatów i wysyłanie korespondencji seryjnej.
Korespondencja przychodząca:
- ewidencja przychodzącej korespondencji,
- odbieranie przesyłek z potwierdzeniem podpisu elektronicznego.
Zarządzanie i śledzenie:
- nadawanie statusów,
- integracja z Pocztą Polską, śledzenie przesyłek,
- generowanie wydruków książki nadawczej i odbiorczej,
- filtrowanie, sortowanie, zarządzanie danymi,
- dostęp do widoku i edycji ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Komunikacja i kalendarz
Narzędzia do codziennej pracy: komunikacja wewnętrzna, kalendarze, przechowywanie plików Używane przez wszystkich, niezależnie od roli.
Wewnętrzny system wiadomości dla całej społeczności uczelni. Wiadomości są automatycznie powiązane z kontekstem, np. konkretnym podaniem czy wnioskiem, więc wszystko jest w jednym miejscu.
Kanały:
- wiadomości wewnętrzne, email, SMS.
Kontekst:
- automatyczne powiązanie wiadomości z tematem, którego dotyczy (rekrutacja, wniosek, podanie itp.).
Integracja:
- możliwość integracji z wieloma modułami systemu.
Kalendarze dla pracowników i jednostek, z możliwością współdzielenia i wysyłania zaproszeń. Ułatwia koordynację spotkań i wydarzeń w całej uczelni.
Organizacja:
- kalendarz indywidualny z możliwością współdzielenia,
- wspólne kalendarze dla wielu użytkowników.
Komunikacja i wydarzenia:
- wysyłka zaproszeń do osób lub grup,
- powiadomienia o wydarzeniach,
- udostępnianie informacji o wydarzeniu na stronie.
Uprawnienia:
- nadawanie użytkownikom uprawnień do zarządzania kalendarzami.
System rezerwacji
Rezerwacje sal, sprzętu i innych obiektów uczelni w jednym kalendarzu. Obsługuje też wynajem zewnętrzny z cennikiem i rozliczaniem kosztów, a nawet integruje się z Booking.com.
Rezerwacje:
- ewidencja rezerwacji,
- widok w formie kalendarza,
- ewidencja meldunków.
Wynajem i rozliczenia:
- lista obiektów do wynajęcia,
- możliwość definiowania cennika,
- generowanie jednorazowych haseł do WiFi.
Obsługa i integracja:
- generowanie wydruków,
- integracja z Booking.com.
Przechowywanie plików w chmurze z kontrolą dostępu i historią wersji. Każdy użytkownik widzi tylko to, do czego ma uprawnienia.
Organizacja:
- zarządzanie dyskami, folderami i plikami,
- nadawanie priorytetów.
Udostępnianie i uprawnienia:
- udostępnianie dysków i plików,
- zarządzanie uprawnieniami dostępowymi.
Sprawozdawczość i compliance
Moduły odpowiadające za obowiązki raportowe uczelni wobec państwa. Generują dane do GUS i POL-on, eliminując ręczne przygotowywanie sprawozdań.
Generuje raporty wymagane przez GUS (S-10, S-11, S-12, EN-1) bezpośrednio z danych w systemie. Bez ręcznego kompilowania danych przed każdym terminem sprawozdawczym.
Raporty:
- generowanie raportów S-10, S-11, S-12, EN-1.
Zarządzanie danymi:
- filtrowanie danych według zadanych parametrów,
- dostęp do widoku danych ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.
Automatycznie przesyła do systemu POL-on dane wymagane ustawą o szkolnictwie wyższym. Uczelnia spełnia obowiązek sprawozdawczy bez ręcznego przepisywania danych między systemami.
Eksportowane dane:
- jednostki naukowe,
- kierunki i profile kształcenia,
- zagregowane dane liczbowe dotyczące studentów.
Konektor
Łączy Akademus z uczelnianą infrastrukturą IT. Dzięki temu jedno konto w systemie daje pracownikowi lub studentowi dostęp do poczty, WiFi, komputerów i innych zasobów uczelni, bez zakładania osobnych kont w każdym miejscu.
Integracje:
- Edurom (WiFi),
- Office 365,
- poczta/email,
- SSO (single sign-on).
Dostępy:
- komputery służbowe,
- serwery plików,
- pracownie komputerowe,
- pomieszczenia,
- tymczasowe konta dla gości (np. WiFi).
Zarządzanie kontami:
- synchronizacja haseł w czasie rzeczywistym,
- kontrola złożoności haseł i terminu ważności,
- automatyczne tworzenie, blokowanie i usuwanie kont,
- synchronizacja danych osobowych.
Raportowanie:
- raporty bieżącego stanu powiązań danych.
Zapewnia zgodność z RODO. System automatycznie pokazuje odpowiednie zgody i oświadczenia w odpowiednim momencie, np. przy rejestracji kandydata, i przechowuje historię tego, kto co zaakceptował.
Konfiguracja:
- definiowanie warunków dla konkretnych użytkowników lub grup (student, kandydat itp.),
- definiowanie rodzajów klauzul: wymagana lub opcjonalna.
Działanie:
- możliwość wczytania klauzul w dowolnym widoku systemu,
- ewidencja statusów akceptacji,
- historia klauzul.
Integracje:
- współpraca z modułem rejestracji kandydata oraz ankietami.
Moduł pozwala na rejestrowanie i prowadzenie ewidencji zebranych zgód wraz z treścią klauzul, zgodnie z wymogami RODO.
Zrób pierwszy krok