Jak działa e-Dyplom? Proces rozpoczyna się od zebrania i sprawdzenia danych dotyczących całego toku studiów, a kończy przygotowaniem, podpisaniem oraz rejestracją dokumentu w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE), funkcjonującym w systemie POL-on.
Elektroniczny dyplom ukończenia studiów jest dokumentem wystawianym w postaci cyfrowej, zgodnie z określonymi wymaganiami technicznymi i prawnymi. Jego przygotowanie wymaga współpracy systemów informatycznych oraz pracowników odpowiedzialnych za dokumentację akademicką.
Kluczową rolę odgrywa jakość informacji gromadzonych przez uczelnię podczas rekrutacji, kolejnych semestrów i procesu dyplomowania. Dane te stanowią podstawę wystawienia dyplomu oraz suplementu, dlatego powinny być kompletne i zgodne z dokumentacją studenta. Zrozumienie kolejnych etapów procesu pozwala uczelni właściwie zaplanować integracje, określić odpowiedzialność pracowników i przygotować się do wdrożenia e-Dyplomów jako elementu szerszej transformacji cyfrowej.
1. Czym jest e-Dyplom i jak działa Repozytorium Dyplomów Elektronicznych?
e-Dyplom to elektroniczny dokument potwierdzający ukończenie studiów i uzyskanie określonego tytułu zawodowego, przygotowany oraz podpisany zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE) stanowi centralny rejestr publiczny będący częścią systemu POL-on, w którym rejestrowane są elektroniczne dokumenty dyplomowe. RDE zostało udostępnione produkcyjnie 30 czerwca 2026 roku, a zgodnie z ogłoszonym harmonogramem od 1 stycznia 2027 roku wydawanie dyplomów elektronicznych jako podstawowego dokumentu potwierdzającego kwalifikacje stanie się obowiązkowe.
Rozwiązanie obejmuje również elektroniczne suplementy do dyplomów i inne rodzaje dokumentów określone przepisami. Z perspektywy uczelni oznacza to konieczność przygotowania procesów pozwalających na prawidłowe tworzenie dokumentów, ich podpisywanie i przekazywanie do repozytorium. RDE umożliwia także weryfikację autentyczności zarejestrowanych dokumentów. Elektroniczny charakter dyplomu wspiera bezpieczne przechowywanie oraz udostępnianie informacji o uzyskanym wykształceniu.
2. Jakie dane są potrzebne do przygotowania e-Dyplomu?
Dane do e-Dyplomu pochodzą z dokumentacji studenta i obejmują informacje wymagane do potwierdzenia ukończenia określonego programu studiów. Ich zakres zależy od rodzaju przygotowywanego dokumentu. Dyplom oraz suplement wykorzystują informacje gromadzone na różnych etapach kształcenia, dlatego przygotowanie dokumentacji wymaga sprawdzenia kompletności danych. Szczególnego znaczenia nabiera historia toku studiów, która może obejmować zmiany kierunku, przeniesienia, wznowienia lub inne zdarzenia wpływające na dokumentację akademicką.
W procesie przygotowania dyplomu i suplementu należy uwzględnić między innymi:
- Dane identyfikacyjne absolwenta.
- Informacje o uczelni, kierunku i ukończonych studiach.
- Dane dotyczące uzyskanego tytułu zawodowego.
- Informacje o przebiegu kształcenia wymagane w suplemencie.
- Przedmioty, oceny, punkty ECTS i inne wymagane elementy programu.
- Dane niezbędne do zatwierdzenia i podpisania dokumentu.
Uczelnia powinna ustalić, gdzie przechowywane są poszczególne informacje oraz kto odpowiada za ich poprawność. Takie przygotowanie ułatwia późniejszą automatyzację procesu wydawania e-Dyplomów.
3. Dlaczego weryfikacja danych jest kluczowym etapem?
Weryfikacja danych pozwala sprawdzić, czy informacje wykorzystywane do wystawienia e-Dyplomu są kompletne, aktualne i zgodne z dokumentacją uczelni.
Podczas całego toku studiów dane mogą być aktualizowane przez różne jednostki organizacyjne. Zmiana nazwiska, korekta informacji osobowych lub modyfikacja historii kształcenia wymagają zachowania zgodności pomiędzy systemami. Rozbieżności mogą wynikać również z przechowywania części informacji w arkuszach pomocniczych lub niezależnych aplikacjach.
Przygotowanie elektronicznego dyplomu wymaga zatem ustalenia, które źródło danych jest nadrzędne i w jaki sposób należy obsługiwać wykryte różnice. Istotne jest również sprawdzenie zgodności odpowiednich informacji z danymi raportowanymi do POL-on, przy uwzględnieniu zakresu poszczególnych rejestrów. Proces weryfikacji powinien obejmować jasne zasady zgłaszania korekt i zatwierdzania zmian. Dzięki temu uczelnia może ograniczyć liczbę problemów ujawniających się na końcowym etapie dyplomowania oraz poprawić jakość informacji wykorzystywanych w innych procesach administracyjnych.
4. Jak system dziekanatowy przekazuje dane do obsługi e-Dyplomów?
Integracja systemu dziekanatowego z rozwiązaniem obsługującym e-Dyplomy umożliwia wykorzystanie danych zgromadzonych przez uczelnię do przygotowania dokumentu elektronicznego.
Zakres integracji zależy od architektury wykorzystywanego oprogramowania, dostępnych interfejsów oraz sposobu przechowywania informacji. W praktyce należy określić, jakie dane mogą być pobierane automatycznie, które wymagają dodatkowego potwierdzenia oraz jak będą obsługiwane błędy.
Ważnym elementem jest również zabezpieczenie wymiany informacji i kontrola dostępu do dokumentacji studenta. System zarządzania uczelnią Akademus oferuje rozwiązanie do obsługi e-Dyplomów zaprojektowane z myślą o współpracy z różnymi systemami dziekanatowymi, w tym z systemami funkcjonującymi już na uczelni. Modułowa architektura i filozofia low code wspierają dostosowywanie procesów do potrzeb organizacyjnych.
Dzięki temu wdrożenie może zostać zaplanowane z uwzględnieniem istniejącej infrastruktury, a dane mogą być wykorzystywane w spójnej ścieżce obsługi dokumentu. Takie podejście wspiera stopniową transformację cyfrową administracji uczelnianej.
5. Jak przebiega przygotowanie elektronicznego dyplomu?
Przygotowanie e-Dyplomu polega na utworzeniu dokumentu zawierającego wymagane informacje, zgodnie z konfiguracją i regułami obowiązującymi w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. Po zebraniu danych następuje ich wykorzystanie do przygotowania właściwego dokumentu. System RDE przewiduje określone etapy walidacji, które pozwalają sprawdzić kompletność informacji przed skierowaniem dokumentu do podpisu. W zależności od wyniku walidacji dokument może otrzymać status umożliwiający kontynuowanie procesu lub wymagający wprowadzenia poprawek.
Uproszczona ścieżka przygotowania eDyplomu obejmuje:
- Pobranie wymaganych danych z systemu uczelni.
- Sprawdzenie kompletności i poprawności informacji.
- Utworzenie dokumentu zgodnego z wymaganym schematem.
- Przeprowadzenie walidacji danych i dokumentu.
- Skierowanie dokumentu do właściwych osób podpisujących.
- Przygotowanie dokumentu do rejestracji w RDE.
Poszczególne operacje powinny być powiązane z uprawnieniami użytkowników i procedurami uczelni. Przejrzysta organizacja tego procesu ułatwia kontrolowanie statusu dokumentów oraz identyfikowanie czynności wymagających interwencji pracownika.
6. Jak wygląda podpisanie i zatwierdzenie e-Dyplomu?
Podpisanie e-Dyplomu następuje po przygotowaniu dokumentu i pozytywnym zakończeniu wymaganych etapów weryfikacji. Proces realizowany jest przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego rodzaju dokumentu.
Przed uruchomieniem obsługi e-Dyplomów uczelnia powinna sprawdzić konfigurację osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oraz ważność wykorzystywanych certyfikatów. Istotne jest również ustalenie procedury postępowania w przypadku nieobecności osoby podpisującej lub wystąpienia błędu technicznego. System RDE przewiduje walidację dokumentu także po jego podpisaniu, aby zweryfikować spójność informacji.
Dopiero dokument spełniający wymagania może uzyskać status umożliwiający rejestrację. Odpowiednie przygotowanie tego etapu wymaga współpracy administracji, osób uprawnionych do podpisywania dokumentów i działu IT. Jasny podział odpowiedzialności pozwala uczelni sprawniej realizować proces wydawania dyplomów oraz zapewnić zgodność dokumentacji z przyjętymi procedurami.
7. Jak e-Dyplom trafia do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych?
Przekazanie e-Dyplomu do RDE polega na rejestracji prawidłowo przygotowanego i podpisanego dokumentu w centralnym repozytorium systemu POL-on. Dokument musi spełniać wymagania techniczne i przejść odpowiednie etapy walidacji. Zgodnie z dokumentacją POL-on do rejestracji można skierować dokument posiadający status „Gotowy do rejestracji”.
Operację wykonuje użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia lub właściwie zintegrowany system, zgodnie z wymaganiami udostępnionego interfejsu. Po skutecznym przekazaniu dokument uzyskuje status potwierdzający jego rejestrację. Uczelnia powinna również przewidzieć obsługę komunikatów zwrotnych i sytuacji, w których konieczne jest poprawienie danych albo ponowienie operacji.
Repozytorium stanowi element infrastruktury umożliwiającej weryfikację autentyczności elektronicznych dokumentów akademickich. Dzięki temu absolwent może posługiwać się dokumentem w środowisku cyfrowym, a uprawnione podmioty mogą sprawdzać jego wiarygodność zgodnie z zasadami działania RDE.
8. Dlaczego jakość danych może być największym wyzwaniem wdrożenia?
Jakość danych decyduje o sprawności procesu e-Dyplomów, ponieważ przygotowanie dokumentu wymaga połączenia informacji gromadzonych przez cały okres studiów. Wygenerowanie dokumentu elektronicznego jest jednym z etapów obsługi, którego skuteczność zależy od poprawności wcześniejszych danych. Właśnie ten aspekt podkreśla Adam Przymusiała, prezes firmy dostarczającej system zarządzania uczelnią Akademus, w rozmowie poświęconej digitalizacji szkolnictwa wyższego w podcaście EdTech Dots.
„Przygotowanie e-Dyplomu pokazuje, jak ważna jest spójność danych gromadzonych przez cały tok studiów. Informacje dotyczące absolwenta mogą znajdować się w różnych systemach i wymagać dodatkowej weryfikacji. Dlatego warto wykorzystać wdrożenie e-Dyplomów do uporządkowania źródeł danych oraz zasad ich aktualizacji. Takie podejście usprawnia proces dyplomowania i tworzy podstawę do dalszej digitalizacji uczelni” – dodaje Adam Przymusiała.
Uporządkowanie informacji wymaga określenia ich nadrzędnych źródeł, zasad aktualizacji i odpowiedzialności za poprawność. To również istotny element zarządzania ryzykiem oraz zapewniania ciągłości procesów administracyjnych.
9. Jak przygotować uczelnię do wdrożenia e-Dyplomów?
Przygotowanie uczelni do e-Dyplomów powinno rozpocząć się od analizy danych, systemów informatycznych i organizacji procesu dyplomowania. Celem jest ustalenie zakresu niezbędnych integracji oraz wskazanie obszarów wymagających uporządkowania. Warto również przeprowadzić testy obejmujące rzeczywiste przypadki występujące w dokumentacji studentów, z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych.
Praktyczna lista kontrolna obejmuje:
- Identyfikację systemów zawierających dane potrzebne do e-Dyplomu.
- Sprawdzenie kompletności historii toku studiów.
- Weryfikację zgodności danych osobowych.
- Określenie nadrzędnych źródeł informacji.
- Analizę możliwości integracji z RDE.
- Konfigurację uprawnień i podpisów elektronicznych.
- Przygotowanie procedur obsługi błędów.
- Testy procesu przygotowania i rejestracji dokumentów.
- Przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za dyplomowanie.
Wyniki takiej analizy mogą posłużyć do przygotowania harmonogramu wdrożenia oraz określenia odpowiedzialności poszczególnych jednostek. Uczelnia zyskuje jednocześnie wiedzę o jakości danych i możliwościach usprawnienia innych procesów administracyjnych.
10. Jak system zarządzania uczelnią Akademus obsługuje pełną ścieżkę eDyplomu?
Akademus umożliwia obsługę procesu e-Dyplomu od pobrania danych z systemu uczelni po przekazanie dokumentu do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych w POL-on. Rozwiązanie zostało przygotowane z myślą o współpracy z różnymi systemami dziekanatowymi, w tym USOS i innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi przez polskie uczelnie.
Pozwala to planować wdrożenie bez konieczności wymiany całego środowiska informatycznego. Konektor e-Dyplomy Akademus wspiera przepływ danych przez kolejne etapy procesu, a jego wdrożenie może zostać poprzedzone analizą jakości informacji i możliwości integracyjnych. Modułowa architektura systemu oraz filozofia low code wpisują się w podejście zakładające stopniową digitalizację uczelni i dostosowywanie procesów do potrzeb organizacji.
Akademus może funkcjonować w modelu chmurowym lub w instalacji lokalnej, zależnie od zakresu wybranego rozwiązania i ustaleń wdrożeniowych. Dla uczelni oznacza to możliwość połączenia obsługi e-Dyplomów z długoterminową strategią zarządzania informacją oraz rozwoju cyfrowych usług administracyjnych.
Chcesz sprawdzić, jak działa e-Dyplom w praktyce i czy system dziekanatowy Twojej uczelni jest gotowy do integracji z RDE? Skontaktuj się z zespołem Akademus. Przeanalizujemy możliwości wdrożenia, jakość danych oraz sposób połączenia obecnego środowiska informatycznego z Repozytorium Dyplomów Elektronicznych.
