e-Dyplomy to ważny element cyfrowej transformacji szkolnictwa wyższego, który wymaga od uczelni uporządkowania informacji gromadzonych przez cały tok studiów. Aby prawidłowo przygotować elektroniczny dyplom, potrzebny jest kompletny i wiarygodny zestaw danych dotyczących absolwenta, przebiegu kształcenia oraz uzyskanych kwalifikacji.
Informacje te mogą pochodzić z różnych systemów informatycznych i jednostek organizacyjnych. Ich zgodność ma bezpośredni wpływ na sprawność procesu dyplomowania. Uruchomienie Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE), będącego częścią systemu POL-on, stwarza uczelniom okazję do przeanalizowania sposobu zarządzania informacją. Szczególnego znaczenia nabiera ustalenie, skąd pochodzą poszczególne dane, kto odpowiada za ich aktualizację i które źródło jest nadrzędne. Przygotowanie do e-Dyplomów może dzięki temu wspierać szerszą modernizację administracji, usprawniając również procesy rekrutacyjne, obsługę toku studiów i raportowanie.
Czy e-Dyplomy wymagają spójnych danych już na uczelni?
Spójność danych jest warunkiem prawidłowego przygotowania e-Dyplomu, ponieważ informacje wykorzystywane do jego wystawienia muszą odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi studiów i aktualnej dokumentacji absolwenta.
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych w systemie POL-on umożliwia rejestrowanie dokumentów elektronicznych, które mogą być następnie udostępniane i weryfikowane. Od 30 czerwca 2026 roku uczelnie mogą korzystać z RDE, natomiast zgodnie z ogłoszonym harmonogramem od 1 stycznia 2027 roku wydawanie dyplomów elektronicznych ma stać się obowiązkowe. Przygotowanie dokumentu wymaga zatem sprawnego przepływu informacji między uczelnią a repozytorium.
Szczególnej uwagi wymagają dane osobowe, informacje dotyczące ukończonego kierunku oraz przebiegu studiów. Jeżeli poszczególne systemy przechowują odmienne wersje tych informacji, pracownicy muszą ustalić ich poprawność przed zakończeniem procesu. Właśnie dlatego przygotowanie do wdrożenia e-Dyplomów warto rozpocząć od audytu danych, który pozwoli zidentyfikować obszary wymagające uporządkowania i określić odpowiedzialność za ich jakość.
Gdzie mogą pojawić się rozbieżności między danymi?
Rozbieżności mogą wynikać z organizacji pracy uczelni, sposobu aktualizacji informacji oraz wykorzystywania wielu niezależnych narzędzi. Dane wprowadzone podczas rekrutacji są następnie wykorzystywane w systemie dziekanatowym, raportowaniu do POL-on i procesach administracyjnych. W trakcie studiów informacje mogą ulegać zmianom, dlatego potrzebne są zasady ich synchronizacji. Przygotowanie e-Dyplomu pozwala sprawdzić, czy poszczególne elementy dokumentacji tworzą zgodny zestaw.
Warto przeanalizować następujące obszary:
- Dane osobowe: rozbieżności w imionach, nazwiskach i pozostałych informacjach identyfikacyjnych.
- Zmiana nazwiska: brak aktualizacji we wszystkich właściwych systemach.
- Historia toku studiów: niepełne informacje o przeniesieniach, wznowieniach lub zmianach programu.
- Arkusze pomocnicze: dane przechowywane poza głównym systemem dziekanatowym.
- Raportowanie do POL-on: różnice między dokumentacją uczelni a przekazanymi informacjami.
Identyfikacja tych obszarów umożliwia zaplanowanie działań naprawczych jeszcze przed wystawianiem dokumentów. Jednocześnie pomaga ustalić zasady zarządzania danymi, które będą wykorzystywane w kolejnych procesach cyfrowych.
Jedno źródło danych jako fundament e-Dyplomów
Jak ustalić, które informacje są nadrzędne?
Jedno źródło danych oznacza przyjęcie jasnych zasad określających, gdzie znajduje się wiarygodna wersja konkretnej informacji i w jaki sposób jest udostępniana pozostałym systemom. Koncepcja ta może być realizowana poprzez odpowiednio zaprojektowane integracje, które zapewniają dostęp do aktualnych informacji bez konieczności wielokrotnego ręcznego wprowadzania danych.
W przypadku e-Dyplomów szczególnego znaczenia nabiera ustalenie, który system odpowiada za dane identyfikacyjne studenta, dokumentację przebiegu studiów oraz informacje potrzebne do wystawienia dyplomu. System zarządzania uczelnią Akademus rozwija takie podejście poprzez modułową architekturę i możliwości integracji z istniejącymi rozwiązaniami uczelnianymi. System może współpracować z różnymi systemami dziekanatowymi, wykorzystując zgromadzone w nich informacje do obsługi procesu e-Dyplomu. Pozwala to planować wdrożenie z uwzględnieniem obecnej infrastruktury informatycznej. W szerszej perspektywie uporządkowanie źródeł danych wspiera transformację cyfrową uczelni, ułatwiając zarządzanie informacją w kolejnych obszarach działalności.
System dziekanatowy a POL-on - jak zaplanować przepływ informacji?
System dziekanatowy stanowi istotne źródło informacji dotyczących przebiegu studiów, natomiast POL-on pełni określone funkcje w krajowym systemie informacji o szkolnictwie wyższym i nauce. W ramach POL-on funkcjonuje również Repozytorium Dyplomów Elektronicznych.
Przygotowanie integracji wymaga zrozumienia zakresu danych wykorzystywanych przez poszczególne rozwiązania oraz wymagań technicznych związanych z przekazywaniem dokumentów. Uczelnia powinna przeanalizować, jakie informacje mogą być pobierane automatycznie, które wymagają dodatkowej kontroli i w jaki sposób obsługiwane będą komunikaty o błędach.
Ważnym elementem przygotowania jest także testowanie przypadków obejmujących zmiany danych osobowych i nietypowy przebieg studiów. Pozwala to zweryfikować poprawność procesu przed jego szerszym uruchomieniem. Dokumentacja techniczna RDE przewiduje możliwość integracji systemów uczelnianych z repozytorium, co umożliwia automatyzację przekazywania dokumentów. Zakres i sposób integracji powinny zostać dostosowane do infrastruktury uczelni oraz aktualnych wymagań technicznych.
Co warto sprawdzić przed uruchomieniem e-Dyplomów?
Przygotowanie do wdrożenia e-Dyplomów warto rozpocząć od wspólnej analizy prowadzonej przez dziekanat, dział IT i osoby odpowiedzialne za zarządzanie procesami.
Jej celem powinno być wskazanie źródeł informacji, określenie sposobu ich aktualizacji oraz sprawdzenie gotowości do integracji z RDE (Repozytorium Dyplomów Elektronicznych). Dobrze zaplanowany audyt umożliwia również oszacowanie zakresu prac organizacyjnych i technologicznych.
Checklista gotowości do wdrożenia e-Dyplomów:
- Zweryfikowano aktualność danych osobowych studentów i absolwentów.
- Ustalono sposób obsługi zmian nazwiska oraz innych danych identyfikacyjnych.
- Sprawdzono kompletność informacji dotyczących toku studiów.
- Zidentyfikowano systemy i arkusze zawierające dane do e-Dyplomu.
- Określono nadrzędne źródła poszczególnych kategorii informacji.
- Ustalono odpowiedzialność za aktualizację i zatwierdzanie danych.
- Przeanalizowano możliwości integracji z Repozytorium Dyplomów Elektronicznych.
- Zaplanowano testy poprawności danych i obsługi błędów.
- Zweryfikowano uprawnienia użytkowników i zasady bezpieczeństwa.
- Przygotowano procedury postępowania w przypadku wykrycia rozbieżności.
Wyniki takiej analizy mogą posłużyć do przygotowania harmonogramu wdrożenia. Uczelnia otrzymuje również podstawę do usprawnienia zarządzania informacją w innych procesach administracyjnych.
Jak e-Dyplomy mogą wspierać transformację cyfrową uczelni?
Wdrożenie e-Dyplomów pozwala przeanalizować przepływ informacji pomiędzy kolejnymi etapami obsługi studenta. Dane gromadzone podczas rekrutacji są wykorzystywane w toku studiów, a następnie stanowią podstawę dokumentacji absolwenta. Ich spójność zależy od odpowiednio zaprojektowanych procesów i współpracy jednostek organizacyjnych. Uporządkowanie tych zależności może ograniczyć liczbę ręcznych korekt oraz usprawnić wykonywanie czynności administracyjnych. W tym kontekście warto odwołać się do rozmowy Adama Przymusiały, prezesa firmy dostarczającej system zarządzania uczelnią Akademus, w podcaście EdTech Dots. Jednym z poruszonych zagadnień była właśnie jakość informacji wykorzystywanych przy przygotowywaniu elektronicznych dyplomów.
„e-Dyplomy pokazują, jak duże znaczenie ma jakość danych gromadzonych przez cały okres studiów. Jeżeli informacje znajdują się w różnych systemach i nie są aktualizowane według wspólnych zasad, przygotowanie dokumentu wymaga dodatkowej pracy. Dlatego wdrożenie e-Dyplomów warto wykorzystać do uporządkowania przepływu informacji. Takie działania mogą przynieść korzyści również w innych procesach administracyjnych uczelni” – dodaje Adam Przymusiała.
Akademus i e-Dyplomy - od spójnych danych do gotowego dokumentu
System zarządzania uczelnią Akademus oferuje rozwiązanie obsługujące pełną ścieżkę e-Dyplomu, od pobrania danych z systemu uczelni po przekazanie dokumentu do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych w systemie POL-on. Jego architektura została przygotowana z myślą o współpracy z różnymi systemami dziekanatowymi, dzięki czemu uczelnia może rozwijać proces elektronicznego dyplomowania w ramach istniejącego środowiska informatycznego.
Modułowość oraz filozofia low code wspierają dostosowywanie procesów do potrzeb organizacyjnych i zmian wymagań. Możliwość działania w chmurze lub instalacji lokalnej pozwala uwzględnić również przyjętą strategię infrastrukturalną. Dla uczelni istotne jest połączenie obsługi e-Dyplomów z szerszym podejściem do zarządzania informacją, w którym dane posiadają określone źródło i mogą być wykorzystywane w kolejnych procesach. Tak zaplanowana transformacja cyfrowa tworzy podstawy do usprawniania administracji i rozwijania usług dla studentów oraz absolwentów.
Chcesz sprawdzić, czy dane i systemy Twojej uczelni są przygotowane do obsługi e-Dyplomów? Skorzystaj z autodiagnozy Akademus lub skontaktuj się z naszym zespołem, aby omówić możliwości integracji, uporządkowania danych i wdrożenia pełnej ścieżki elektronicznego dyplomu.
