Rekrutacja online na AWF wymaga obsługi specyficznego procesu, który w wielu punktach różni się od klasycznej ścieżki rekrutacyjnej na uczelniach wyższych. W zależności od uczelni oraz kierunku dochodzą do niego egzaminy sprawnościowe, dokumenty potwierdzające stan zdrowia lub osiągnięcia sportowe, dodatkowe kryteria punktowe oraz kwalifikacja prowadzona przez komisje.
Dla władz uczelni, działów rekrutacji i IT oznacza to potrzebę zaprojektowania spójnego procesu, w którym informacje przepływają między kolejnymi etapami bez konieczności ich ręcznego przepisywania. Przykład z AWF Warszawa pokazuje skalę tego wyzwania. Na wybranych kierunkach wyniki maturalne łączone są z punktami uzyskanymi podczas egzaminów sprawnościowych, a kandydaci muszą spełnić dodatkowe wymagania formalne przed przystąpieniem do egzaminu.
Cyfryzacja rekrutacji na uczelni sportowej powinna więc obejmować również procesy odbywające się poza formularzem rejestracyjnym.
Specyfika rekrutacji na AWF wynika między innymi z potrzeby połączenia informacji pochodzących z różnych etapów kwalifikacji. System zarządzania uczelnią Akademus pozwala projektować taki proces w ramach jednego środowiska i dostosowywać jego przebieg do zasad obowiązujących na konkretnym kierunku.
System może wspierać obsługę kandydatów od elektronicznej rejestracji przez weryfikację dokumentów i dodatkowych kryteriów po przygotowanie danych potrzebnych komisjom oraz tworzenie rankingu. Ma to szczególne znaczenie przy kierunkach, na których wynik matury stanowi tylko jeden ze składników końcowej punktacji.
Aktualne zasady AWF pokazują, że na części kierunków stosowane są egzaminy sprawnościowe, a zakres prób i sposób punktacji mogą być różne. System rekrutacyjny powinien zatem umożliwiać konfigurację odmiennych ścieżek bez budowania dla każdego naboru kolejnego, odseparowanego rozwiązania. Modułowa struktura systemu oraz filozofia low code zastosowana w Akademusie ułatwia dopasowywanie procesów do takich wymagań.
Jakie elementy zwiększają złożoność rekrutacji na uczelni sportowej?
Dla osoby zarządzającej procesem rekrutacji kluczowa staje się kontrola zależności między poszczególnymi etapami. Kandydat nie powinien zostać skierowany do kolejnej części postępowania, jeżeli nie spełnił wymagań określonych przez uczelnię.
W praktyce proces może obejmować między innymi:
- rejestrację kandydata i wybór kierunku,
- obsługę wyników matury i właściwych przeliczników,
- weryfikację wymaganych zaświadczeń lekarskich,
- przypisanie do egzaminu lub próby sprawnościowej,
- rejestrowanie wyników poszczególnych prób,
- uwzględnianie udokumentowanych osiągnięć sportowych,
- tworzenie rankingów zgodnie z kryteriami danego kierunku.
We wspomnianej już AWF Warszawa kandydaci na wybrane kierunki przystępują do egzaminów sprawnościowych, a przed egzaminem wymagane jest zaświadczenie od lekarza medycyny pracy. Uczelnia określa również zasady dokumentowania osiągnięć sportowych. Tak skonstruowany proces wymaga więc kontroli statusów, dokumentów i punktacji w ramach jednej ścieżki.
Dane w rekrutacji online na AWF
Akademus może pełnić rolę środowiska łączącego dane potrzebne do prowadzenia kolejnych etapów rekrutacji, ograniczając tworzenie odrębnych zbiorów informacji przez komisje, dziekanaty i administrację. Jedno źródło danych jest zawsze optymalnym rozwiązaniem i ma w tym przypadku wymiar operacyjny.
Wynik próby sprawnościowej przypisany do właściwego kandydata może zostać wykorzystany w kolejnych etapach procesu bez przepisywania go do osobnego arkusza. Podobna zasada dotyczy statusu dokumentów, wyników matury, dodatkowych uprawnień i ostatecznej kwalifikacji.
Z perspektywy osób decyzyjnych oznacza to większą kontrolę nad przebiegiem naboru oraz możliwość ograniczenia błędów wynikających z ręcznego przenoszenia informacji. System zarządzania uczelnią Akademus może być integrowany z innymi rozwiązaniami funkcjonującymi na uczelni, dzięki czemu cyfryzacja rekrutacji staje się częścią szerszej transformacji cyfrowej AWF, obejmującej dalszą obsługę osoby przyjętej na studia.
Kandydat z pokolenia Z ocenia uczelnię również przez proces rekrutacji
Dla cyfrowego studenta z pokolenia Z rekrutacja jest jednym z pierwszych bezpośrednich kontaktów z organizacją uczelni. Oczekiwanie przejrzystej informacji o statusie zgłoszenia nabiera szczególnego znaczenia, gdy postępowanie obejmuje dodatkowe dokumenty i egzaminy.
Projektując rekrutację online na AWF, warto przeanalizować z perspektywy kandydata między innymi:
- czy wiadomo, który etap procesu został zakończony,
- jakie dokumenty wymagają jeszcze dostarczenia lub weryfikacji,
- kiedy i gdzie odbędzie się egzamin sprawnościowy,
- czy wynik egzaminu został już zarejestrowany,
- jaki jest aktualny status kwalifikacji,
- jakie działanie kandydat powinien wykonać jako następne.
Przejrzysty interfejs ogranicza liczbę pytań kierowanych do biura rekrutacji i pomaga kandydatowi prawidłowo przejść przez proces. Dla uczelni oznacza to możliwość uporządkowania komunikacji już na etapie naboru.
Czy system rekrutacyjny można dopasować do różnych kierunków AWF?
Tak, ponieważ elastyczność konfiguracji procesu jest jednym z założeń Akademusa. Low code pozwala dostosowywać ścieżki, formularze i logikę procesową do zasad określonych przez uczelnię bez konieczności projektowania całego systemu od początku przy każdej zmianie.
Ma to znaczenie na AWF, gdzie wymagania mogą zależeć od kierunku, poziomu studiów i przyjętych kryteriów kwalifikacji. System może wspierać harmonogramowanie etapów, obsługę punktacji, pracę komisji oraz generowanie wymaganych informacji i dokumentów.
„Cyfryzacja rekrutacji daje największą wartość wtedy, gdy odwzorowuje rzeczywisty proces uczelni. W przypadku AWF system musi rozumieć, że pomiędzy zgłoszeniem kandydata a decyzją mogą znaleźć się dodatkowe dokumenty, egzaminy i wyniki wymagające prawidłowego połączenia” mówi Adam Przymusiała, prezes firmy dostarczającej system zarządzania uczelnią Akademus. Takie podejście pozwala traktować technologię jako element realizacji procedur przyjętych przez uczelnię.
Jak chronić dane kandydatów podczas cyfrowej rekrutacji?
Rekrutacja online na AWF oznacza przetwarzanie danych osobowych, dokumentów kandydatów oraz informacji wynikających z dodatkowych wymogów procesu. Akademus może działać w chmurze lub w modelu instalacji lokalnej, co daje uczelni możliwość dobrania architektury do własnej polityki IT i przyjętych wymagań bezpieczeństwa.
Projektując proces, warto zatem uwzględnić:
- nadawanie uprawnień zgodnie z rolą użytkownika,
- ograniczenie dostępu do danych do osób uczestniczących w danym etapie,
- kontrolę przepływu informacji pomiędzy modułami,
- rejestrowanie działań wykonywanych w systemie,
- bezpieczne integracje z innymi rozwiązaniami uczelni,
- zasady przechowywania i dalszego wykorzystania danych.
Cyberbezpieczeństwo uczelni powinno być elementem architektury procesu już na etapie jego projektowania. Dotyczy to również świadomości pracowników, procedur dostępowych oraz reagowania na zmieniające się wymagania regulacyjne. Transformacja cyfrowa AWF wymaga więc połączenia technologii z uporządkowaniem odpowiedzialności za dane.
Rekrutacja jako pierwszy etap cyfrowej ścieżki studenta
W Akademusie rekrutacja może być częścią szerszego systemu zarządzania uczelnią, dzięki czemu dane osoby zakwalifikowanej nie kończą swojej użyteczności wraz z zamknięciem naboru. Po przyjęciu kandydata informacje mogą zasilać dalsze procesy obsługi studenta zgodnie z przyjętą architekturą systemową i zakresem integracji.
Powyższe podejście ogranicza powstawanie kolejnych silosów informacyjnych i wspiera budowę jednego źródła danych.
Dla władz AWF transformacja cyfrowa może dzięki temu obejmować cały cykl obsługi studenta, a rekrutacja staje się jednym z procesów tworzących wspólne środowisko pracy administracji. Modułowość Akademusa pozwala rozwijać rozwiązanie etapami, zgodnie z potrzebami organizacji oraz możliwościami wdrożeniowymi uczelni. W efekcie rekrutacja online na AWF może uwzględniać specyfikę egzaminów sprawnościowych, dokumentów i komisji, a jednocześnie pozostawać częścią uporządkowanego ekosystemu cyfrowego uczelni.
Myślisz o modernizacji ścieżki rekrutacyjnej na Twojej Uczelni?
