Wyciek danych na uczelni wyższej może dotyczyć informacji o studentach, kandydatach, pracownikach, wykładowcach, prowadzonych badaniach, płatnościach, ocenach czy też dokumentacji administracyjnej.
Skala informacji przetwarzanych przez szkołę wyższą sprawia, że cyberbezpieczeństwo powinno być traktowane jako element zarządzania uczelnią i jeden z istotnych obszarów transformacji cyfrowej. Ochrona nie kończy się przy tym na zabezpieczeniu serwerów lub wdrożeniu kolejnego narzędzia IT. Znaczenie mają architektura całego środowiska informatycznego, sposób nadawania uprawnień, integracja systemów, zarządzanie jednym źródłem danych oraz świadomość użytkowników.
Nowoczesne oprogramowanie dla uczelni wyższych powinno wspierać instytucję również w tym obszarze. Im lepiej zaprojektowany jest cyfrowy ekosystem uczelni, tym większe możliwości kontrolowania przepływu informacji i ograniczania punktów, w których może dojść do nieuprawnionego dostępu do danych.
Dlaczego dane uczelni są tak wymagającym obszarem cyberbezpieczeństwa?
Uczelnia przetwarza jednocześnie wiele kategorii informacji i udostępnia systemy licznym grupom użytkowników. Kandydat może korzystać z platformy rekrutacyjnej, student z wirtualnego dziekanatu, pracownik administracyjny z systemów obsługujących dokumentację, finanse lub kadry, a wykładowca z kolejnych aplikacji potrzebnych do realizacji zajęć. Do tego dochodzą systemy biblioteczne, narzędzia komunikacyjne, rozwiązania chmurowe oraz aplikacje dostarczane przez zewnętrznych partnerów.
Każdy element cyfrowego środowiska wymaga odpowiedniego zarządzania dostępem i wymianą informacji. Fragmentacja infrastruktury zwiększa liczbę kont, integracji, baz oraz potencjalnych miejsc wymagających kontroli. Dlatego system zarządzania uczelnią wyższą warto postrzegać nie tylko jako narzędzie administracyjne. Jego architektura, sposób integracji oraz zasady zarządzania dostępem wpływają również na możliwości budowania bezpiecznego środowiska cyfrowego.
Raport Grant Thornton pokazuje skalę zagrożenia dla polskich uczelni
Skala problemu została pokazana w opublikowanej 23 czerwca 2026 roku analizie Grant Thornton „Cyberbezpieczeństwo uczelni wyższych”, przygotowany we współpracy z ResilientX Security.
Badanie objęło 50 polskich uczelni. W sieci zidentyfikowano niemal 25 tys. wycieków danych logowania związanych z kontami użytkowników polskich szkół wyższych. W infrastrukturze analizowanych instytucji wykryto 59 499 podatności, a ponad 37 tys. z nich zaklasyfikowano jako podatności wysokiego lub krytycznego ryzyka. Co szczególnie istotne z perspektywy zarządzania uczelnią, 32 krytyczne wycieki były związane z kontami rektorów.
Grant Thornton wskazuje również, że ponad 98 proc. wykrytych luk stanowiły podatności infrastrukturalne. Dane pokazują więc, że ograniczanie ryzyka wycieku wymaga spojrzenia obejmującego konta użytkowników, infrastrukturę, aplikacje i dostawców zewnętrznych.
Jak ograniczyć ryzyko wycieku danych dzięki nowoczesnemu systemowi zarządzania uczelnią?
Ograniczenie ryzyka powinno być częścią projektowania transformacji cyfrowej uczelni. System zarządzania uczelnią Akademus, rozwijany zgodnie z filozofią low code, pozwala budować środowisko dopasowane do procesów konkretnej instytucji, integrować moduły oraz łączyć je z innymi rozwiązaniami funkcjonującymi na uczelni.
Istotna jest również możliwość pracy w modelu chmurowym, instalacji lokalnej lub architekturze wykorzystującej elementy obu podejść. Dzięki temu sposób implementacji systemu może uwzględniać politykę bezpieczeństwa, wymagania organizacyjne oraz istniejącą infrastrukturę IT uczelni.
W procesie ograniczania ryzyka szczególnego znaczenia nabierają:
- ograniczanie niepotrzebnego powielania danych w różnych aplikacjach i bazach,
- integracja systemów oraz kontrolowany przepływ informacji pomiędzy modułami,
- zarządzanie dostępem zgodnie z rolą i zakresem obowiązków użytkownika,
- możliwość rozwijania środowiska bez dokładania kolejnych niezależnych aplikacji,
- uwzględnianie wymagań dotyczących ochrony danych już podczas projektowania procesów,
- dostosowanie architektury systemu do polityki bezpieczeństwa konkretnej uczelni.
Nowoczesne oprogramowanie dla uczelni wyższych może w ten sposób stać się jednym z elementów uporządkowanej strategii cyberbezpieczeństwa, zwłaszcza w kontekście ostatnich regulacji unijnych (dyrektywa NIS2).
Technologia powinna wspierać procesy organizacyjne, regulacyjne i edukacyjne, które wspólnie budują odporność cyfrową instytucji.
Jedno źródło danych a bezpieczeństwo informacji na uczelni
Jednym z wyzwań transformacji cyfrowej uczelni jest uporządkowanie miejsc, w których powstają, są przetwarzane i przechowywane informacje.
Dane kandydata wprowadzone podczas rekrutacji mogą następnie zasilać proces obsługi studenta, rozliczeń, komunikacji czy przygotowania dokumentacji. Jeżeli poszczególne jednostki korzystają z niezależnych baz, arkuszy oraz aplikacji, ta sama informacja może występować w wielu miejscach. Powstają kolejne kopie, które trzeba zabezpieczać, aktualizować i kontrolować.
Koncepcja jednego źródła danych pozwala ograniczać takie zjawiska poprzez uporządkowanie przepływu informacji pomiędzy procesami. Dla uczelni oznacza to możliwość sprawniejszego zarządzania cyklem życia danych, ich aktualnością oraz dostępem.
System zarządzania uczelnią wyższą powinien więc umożliwiać projektowanie procesów w taki sposób, aby informacja była dostępna dla uprawnionych osób bez konieczności tworzenia dodatkowych, lokalnych kopii.
Czy integracja systemów może zmniejszyć ryzyko wycieku danych?
Dobrze zaprojektowana integracja może ograniczyć liczbę ręcznych operacji wykonywanych na danych oraz potrzebę przenoszenia informacji pomiędzy niezależnymi środowiskami. W praktyce ma to znaczenie wszędzie tam, gdzie pracownik pobiera zestawienie z jednego systemu, zapisuje je na komputerze, przesyła pocztą elektroniczną lub importuje do kolejnej aplikacji.
Każda dodatkowa operacja tworzy punkt wymagający zabezpieczenia. Integracja pozwala część takich działań zastąpić kontrolowaną wymianą danych pomiędzy systemami. Wymaga jednak odpowiedniego projektowania interfejsów, uwierzytelniania, autoryzacji, zakresu przekazywanych informacji oraz monitorowania komunikacji. Dlatego integracja nie powinna być traktowana wyłącznie jako sposób na poprawę wygody użytkowników. Jest również elementem architektury bezpieczeństwa.
Nowoczesne oprogramowanie dla uczelni powinno umożliwiać rozwijanie integracji zgodnie z potrzebami instytucji oraz obowiązującymi zasadami zarządzania informacją.
Akademus: integracje i kontrola przepływu danych
Filozofia low code, na której opiera się rozwój systemu Akademus, pozwala dostosowywać rozwiązania do procesów funkcjonujących na konkretnej uczelni oraz rozwijać je wraz ze zmieniającymi się wymaganiami. Ma to znaczenie również w kontekście cyberbezpieczeństwa. Zamiast budować kolejne odseparowane środowiska dla nowych procesów, uczelnia może rozwijać moduły oraz projektować integracje z rozwiązaniami już działającymi w organizacji.
System zarządzania uczelnią wyższą Akademus może funkcjonować w chmurze, w instalacji lokalnej oraz w architekturze uwzględniającej specyficzne wymagania infrastrukturalne instytucji.
Wybór modelu powinien wynikać z analizy danych, procesów, odpowiedzialności oraz polityki bezpieczeństwa.
Modułowość systemu pozwala jednocześnie planować transformację cyfrową etapami. Uczelnia może obejmować cyfryzacją kolejne procesy, kontrolując zakres przetwarzanych informacji, sposób integracji i uprawnienia użytkowników. Dzięki temu modernizacja środowiska IT może być powiązana z uporządkowaniem zasad zarządzania danymi.
Człowiek pozostaje ważnym elementem systemu cyberbezpieczeństwa
Nawet odpowiednio zaprojektowana infrastruktura wymaga świadomych użytkowników. Ograniczanie ryzyka wycieku danych powinno więc obejmować działania techniczne oraz rozwój kompetencji osób korzystających z systemów uczelni. Szczególnego znaczenia nabierają szkolenia prowadzone regularnie i odnoszące się do realnych sytuacji występujących podczas pracy administracyjnej, dydaktycznej i zarządczej.
Program zwiększania świadomości może obejmować między innymi:
- rozpoznawanie prób phishingu i innych form socjotechniki,
- zasady bezpiecznego uwierzytelniania i ochrony danych logowania,
- właściwe korzystanie z poczty elektronicznej oraz narzędzi chmurowych,
- zasady udostępniania dokumentów zawierających dane osobowe,
- właściwe reagowanie na podejrzane zdarzenia i potencjalne incydenty,
- znajomość procedur obowiązujących na uczelni,
- świadome korzystanie z systemów podczas pracy poza infrastrukturą uczelni.
Szkolenia powinny być powiązane z konkretnymi procesami i zakresem odpowiedzialności użytkownika. Innych scenariuszy potrzebuje pracownik rekrutacji obsługujący dane kandydatów, innych administrator IT, a jeszcze innych osoba zarządzająca uczelnią. Budowanie świadomości staje się w ten sposób częścią transformacji cyfrowej, ponieważ sposób korzystania z technologii wpływa bezpośrednio na poziom ochrony informacji.
Regulacje i zarządzanie dostępem jako element ochrony danych
Ograniczanie ryzyka wycieku danych wymaga połączenia architektury technologicznej z zasadami organizacyjnymi oraz obowiązującymi regulacjami. Uczelnia powinna wiedzieć, jakie informacje przetwarza, gdzie są przechowywane, kto ma do nich dostęp oraz jak długo pozostają potrzebne w danym procesie.
Szczególnego znaczenia nabiera zarządzanie uprawnieniami. Dostęp powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom użytkownika i zmieniać się wraz ze zmianą jego roli w organizacji. Dotyczy to pracowników administracyjnych, władz uczelni, wykładowców, studentów oraz osób współpracujących z instytucją. Procesy muszą uwzględniać między innymi wymagania RODO oraz regulacje dotyczące cyberbezpieczeństwa, w tym obowiązki wynikające z implementacji wspomnianej wcześniej dyrektywy NIS2 do polskiego porządku prawnego, jeśli dana instytucja znajduje się w zakresie odpowiednich przepisów. Transformacja cyfrowa powinna więc obejmować również uporządkowanie odpowiedzialności za informacje i procedur reagowania na incydenty.
Chmura czy instalacja lokalna, co lepiej chroni dane uczelni?
Poziom bezpieczeństwa nie wynika wyłącznie z wyboru pomiędzy chmurą a instalacją lokalną. Znaczenie ma sposób zaprojektowania całego środowiska, konfiguracja zabezpieczeń, aktualizacje, zarządzanie dostępem, monitoring oraz podział odpowiedzialności.
Instalacja lokalna daje uczelni możliwość utrzymania infrastruktury we własnym środowisku i stosowania rozwiązań bezpieczeństwa zgodnych z przyjętą polityką IT.
Model chmurowy może zapewniać dostęp do rozwiniętej infrastruktury i mechanizmów ochrony oferowanych przez dostawcę, przy czym wymaga właściwego zarządzania konfiguracją, tożsamością użytkowników oraz odpowiedzialnością za przetwarzane dane.
W praktyce decyzja powinna wynikać z analizy ryzyka, rodzaju przetwarzanych informacji, kompetencji zespołu IT, wymagań regulacyjnych oraz możliwości organizacyjnych uczelni. System zarządzania uczelnią powinien pozostawiać przestrzeń do wyboru architektury odpowiadającej rzeczywistym potrzebom instytucji.
Jak Akademus wspiera bezpieczną transformację cyfrową uczelni?
Akademus umożliwia wykorzystanie modelu chmurowego lub instalacji lokalnej, dzięki czemu uczelnia może dopasować sposób wdrożenia do swojej infrastruktury, polityki bezpieczeństwa i wymagań dotyczących zarządzania informacją. Modułowa architektura oraz filozofia low code pozwalają rozwijać środowisko etapami i integrować je z rozwiązaniami funkcjonującymi już w organizacji. Ma to znaczenie podczas transformacji cyfrowej, która powinna obejmować nie tylko przenoszenie kolejnych procesów do systemów informatycznych, lecz także uporządkowanie przepływu danych.
W praktyce warto uwzględnić:
- analizę miejsc, w których powstają i są przechowywane dane,
- ograniczenie liczby niekontrolowanych kopii informacji,
- zaplanowanie integracji pomiędzy systemami i modułami,
- przypisanie dostępów do konkretnych ról oraz obowiązków,
- regularną weryfikację uprawnień użytkowników,
- aktualizację procedur wraz ze zmianami regulacyjnymi i technologicznymi,
- szkolenia pracowników dotyczące bezpieczeństwa informacji.
Tak zaplanowane wdrożenie pozwala potraktować system zarządzania uczelnią jako część szerszej architektury bezpieczeństwa. Cyberbezpieczeństwo zostaje wtedy uwzględnione już na etapie projektowania cyfrowych procesów, integracji oraz zasad dostępu do informacji.
Cyberbezpieczeństwo zaczyna się już podczas projektowania procesów
„Bezpieczeństwo danych nie może być modułem dokładanym do systemu po zakończeniu cyfryzacji. Powinno być uwzględniane już wtedy, gdy projektujemy proces, określamy zakres przetwarzanych informacji, integracje oraz role użytkowników. Uczelnia potrzebuje wiedzieć, gdzie znajdują się dane i kto rzeczywiście powinien mieć do nich dostęp. Dlatego rozwijając Akademus, dużą wagę przykładamy do elastycznej architektury, integracji oraz możliwości dostosowania sposobu wdrożenia do infrastruktury i polityki bezpieczeństwa konkretnej instytucji. Technologia jest jednym z elementów całego procesu. Równie ważna pozostaje świadomość osób, które z niej korzystają, oraz konsekwentne budowanie procedur i kompetencji w organizacji” – mówi Adam Przymusiała, prezes firmy dostarczającej system zarządzania uczelnią Akademus.pl.
Jak ograniczyć ryzyko wycieku danych na uczelni w praktyce?
Skuteczna ochrona informacji wymaga traktowania cyberbezpieczeństwa jako stałego elementu zarządzania uczelnią. Dane z raportu Grant Thornton pokazują, jak szeroki może być zakres podatności i wycieków związanych ze środowiskiem akademickim.
Odpowiedzią powinien być uporządkowany model transformacji cyfrowej obejmujący infrastrukturę, nowoczesne oprogramowanie dla uczelni wyższych, integrację systemów, jedno źródło danych, zarządzanie dostępem oraz rozwijanie kompetencji użytkowników.
System Akademus wpisuje się w taki model dzięki modułowej architekturze, filozofii low code, możliwości integracji oraz wyborowi pomiędzy środowiskiem chmurowym i instalacją lokalną. Daje to możliwość projektowania rozwiązania z uwzględnieniem istniejącego ekosystemu IT oraz potrzeb konkretnej instytucji. Ograniczanie ryzyka wycieku danych staje się wówczas integralną częścią cyfryzacji procesów uczelni i świadomego zarządzania informacją.
Myślisz o optymalizacji architektury i transformacji cyfrowej na swojej uczelni? Porozmawiajmy.
