Obieg dokumentów na uczelni obejmuje znacznie więcej niż przekazywanie pism pomiędzy dziekanatem, administracją, kwesturą czy władzami uczelni. Każdy wniosek studenta, umowa, decyzja, dokument finansowy, zgoda, podanie lub element dokumentacji pracowniczej staje się częścią procesu, w którym istotne są dostępność informacji, odpowiedzialność, terminowość oraz bezpieczeństwo danych.
Im bardziej rozbudowana jest struktura organizacyjna szkoły wyższej, tym większego znaczenia nabiera sposób zarządzania tym przepływem. Elektroniczny obieg dokumentów na uczelni może uporządkować poszczególne etapy pracy i ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie.
Ma też bezpośredni związek z transformacją cyfrową uczelni, ponieważ przenosi cyfryzację z poziomu pojedynczych narzędzi na poziom procesów organizacyjnych. Dokument przestaje funkcjonować jako osobny plik przesyłany między pracownikami. Staje się elementem kontrolowanego procesu powiązanego z konkretnymi danymi, użytkownikami, uprawnieniami oraz decyzjami.
Uczelnia jest środowiskiem, w którym dokumentacja powstaje w wielu jednostkach i dotyczy różnych grup interesariuszy. Z jednego zestawu informacji mogą korzystać pracownicy dziekanatu, administracja centralna, kwestura, kadry, władze wydziału oraz inne uprawnione jednostki.
Problem pojawia się wtedy, gdy poszczególne etapy procesu są realizowane przy użyciu oddzielnych aplikacji, arkuszy, poczty elektronicznej i dokumentów papierowych. Informacja może zostać skopiowana do kilku miejsc, a jej aktualizacja nie musi automatycznie objąć każdej kopii. Powstaje ryzyko pracy na nieaktualnych danych, pominięcia dokumentu lub przekazania go niewłaściwej osobie.
Dochodzi do tego kwestia kontroli wersji oraz ustalenia, kto wykonał konkretną czynność. Szczególnie dobrze widać ten problem w przypadku umów. Przy rozproszonym obiegu informacji pracownik może nie wiedzieć, na jakim etapie znajduje się proces podpisywania dokumentu, kto aktualnie powinien podjąć działanie ani w którym miejscu procedura została zatrzymana. Zdarza się również, że osoby zaangażowane w dany proces dowiadują się o podpisaniu umowy dopiero po fakcie, ponieważ informacja nie została automatycznie przekazana wszystkim właściwym uczestnikom procesu.
Dodatkowym wyzwaniem jest brak spójności pomiędzy wykorzystywanymi systemami. Konta użytkowników funkcjonujące w systemach obsługujących umowy nie zawsze są tymi samymi kontami, z których pracownicy korzystają w systemach dziekanatowych lub innych rozwiązaniach uczelnianych. Powstają kolejne miejsca logowania, odrębne uprawnienia i dodatkowe punkty wymagające zarządzania. Problem staje się bardziej złożony w przypadku umów wielostronnych. Klasyczne systemy EZD (Elektronicznego Zarządzania Komunikacją) mogą nie zapewniać wystarczająco elastycznych mechanizmów do łatwego prowadzenia procesów, w których dokument wymaga udziału kilku stron, kolejnych akceptacji i podpisów oraz bieżącego monitorowania statusu.
Sprawny obieg dokumentów powinien więc obejmować cały proces, od utworzenia lub wpłynięcia dokumentu, poprzez weryfikację i akceptację, aż po podpisanie, dalsze wykorzystanie, raportowanie oraz archiwizację. Istotna jest przy tym możliwość sprawdzenia aktualnego statusu sprawy i jednoznacznego określenia, po czyjej stronie znajduje się kolejne działanie. Właśnie dlatego cyfryzacja obiegu dokumentów powinna być powiązana z integracją systemów oraz koncepcją jednego źródła danych.
Jak jedno źródło danych wspiera elektroniczny obieg dokumentów?
Jednym z fundamentów dobrze zaprojektowanego procesu jest ograniczenie wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. W systemie zarządzania uczelnią Akademus dane mogą być wykorzystywane przez powiązane obszary systemu, dzięki czemu informacja wprowadzona na wcześniejszym etapie może zasilać kolejne procesy. Można określić tę koncepcję jako „jedno źródło prawdy”. Akademus posiada również funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów i umożliwia definiowanie własnych ścieżek zatwierdzeń.
W praktyce uporządkowany obieg dokumentów może obejmować między innymi:
- rejestrowanie dokumentu w określonym procesie,
- przypisanie dostępu zgodnie z rolą i uprawnieniami użytkownika,
- skierowanie dokumentu do właściwej osoby lub jednostki,
- realizację kolejnych etapów akceptacji,
- kontrolę statusu prowadzonej sprawy,
- wykorzystanie danych bez ponownego przepisywania ich do kolejnych systemów,
- zachowanie informacji potrzebnych do raportowania i kontroli.
Tak skonstruowany proces pozwala patrzeć na dokument w kontekście całej sprawy. Ma to znaczenie zarówno dla sprawności administracji, jak i jakości danych, ponieważ kolejne jednostki organizacyjne mogą korzystać z informacji funkcjonujących w jednym uporządkowanym środowisku.
Obieg dokumentów a transformacja cyfrowa uczelni
Transformacja cyfrowa uczelni nie powinna sprowadzać się do zastąpienia segregatora folderem na serwerze. Cyfrowa kopia papierowego procesu może nadal wymagać ręcznego przekazywania informacji, sprawdzania skrzynek mailowych, przepisywania danych i ustalania aktualnego statusu sprawy.
Większą wartość organizacyjną daje przeprojektowanie procesu w taki sposób, aby technologia prowadziła dokument przez zdefiniowaną ścieżkę i dostarczała użytkownikowi informacje potrzebne na konkretnym etapie. Wymaga to analizy sposobu działania uczelni jeszcze przed implementacją rozwiązania. Należy określić role użytkowników, punkty powstawania danych, zasady akceptacji, wyjątki oraz powiązania z innymi procesami.
Dzięki temu wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów staje się elementem szerszej transformacji organizacyjnej. Uczelnia zyskuje możliwość standaryzowania procesów i stopniowego ograniczania operacji wykonywanych poza głównym środowiskiem informacyjnym.
Czy system obiegu dokumentów musi wymagać przebudowy całego środowiska IT?
Nie. Cyfryzację obiegu dokumentów można prowadzić etapami, jeżeli architektura wykorzystywanego rozwiązania pozwala na integrację z istniejącym środowiskiem uczelni. Akademus został zaprojektowany jako system modułowy, dzięki czemu może wspierać zarówno kompleksową obsługę uczelni, jak i wybrane obszary jej działalności. System może pracować w chmurze albo na infrastrukturze własnej uczelni, a jego rozwiązania integracyjne pozwalają łączyć go z elementami uczelnianego środowiska IT. Akademus obsługuje między innymi zarządzanie kontami i uprawnieniami, elektroniczne podania, dokumentację procesów administracyjnych, rejestr umów, korespondencję oraz elektroniczny obieg dokumentów.
Takie podejście ma znaczenie podczas planowania transformacji cyfrowej. Uczelnia może określić procesy wymagające pilnej modernizacji, zaplanować integracje i rozszerzać środowisko wraz z kolejnymi etapami projektu. Filozofia low code dodatkowo wspiera elastyczne dostosowywanie rozwiązania do procesów konkretnej instytucji.
Cyfryzacja może dzięki temu wynikać z potrzeb organizacyjnych uczelni oraz jej architektury IT, zamiast wymuszać jednorazową zmianę wszystkich funkcjonujących narzędzi.
Obieg dokumentów na uczelni a bezpieczeństwo informacji
Elektroniczny obieg dokumentów wymaga uwzględnienia wartości i wrażliwości informacji przetwarzanych przez uczelnię. Dokumentacja może zawierać dane osobowe studentów i pracowników, informacje finansowe, dane dotyczące przebiegu kształcenia, umowy oraz informacje związane z działalnością organizacyjną instytucji.
Każdy dodatkowy kanał przekazywania dokumentu zwiększa liczbę miejsc, w których trzeba kontrolować dostęp i aktualność informacji. Wysyłanie załączników pocztą elektroniczną, przechowywanie lokalnych kopii czy ręczne przenoszenie danych pomiędzy aplikacjami komplikuje zarządzanie całym procesem.
Istotnym elementem transformacji cyfrowej staje się więc projektowanie obiegu dokumentów wraz z zasadami bezpieczeństwa. Uczelnia powinna wiedzieć, gdzie znajduje się informacja, kto może z niej korzystać, jakie operacje zostały wykonane oraz na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Takie podejście ułatwia również realizację obowiązków wynikających z regulacji dotyczących ochrony danych.
Jakie zagrożenia tworzy rozproszony obieg dokumentów?
Rozproszenie informacji pomiędzy wiele narzędzi utrudnia kontrolowanie jej pełnego cyklu życia. Problem dotyczy zarówno dokumentu, jak i danych wykorzystywanych do jego utworzenia, zatwierdzenia lub dalszego przetwarzania. W systemie Akademus elektroniczny obieg dokumentów może funkcjonować w ramach szerszego środowiska zarządzania uczelnią.
Modułowa architektura oraz podejście low code pozwalają dostosowywać procesy do organizacji konkretnej instytucji, a możliwość integracji pomaga ograniczać powstawanie kolejnych niezależnych zasobów informacji.
Przy projektowaniu procesu warto przeanalizować przede wszystkim:
- liczbę miejsc, w których przechowywane są te same dane,
- sposób nadawania i odbierania uprawnień użytkownikom,
- ścieżki zatwierdzania dokumentów i decyzji,
- zasady dostępu do informacji o podwyższonej wrażliwości,
- możliwość identyfikacji operacji wykonywanych w procesie,
- integracje pomiędzy systemami wykorzystywanymi przez różne jednostki,
- zasady przechowywania i dalszego wykorzystania dokumentacji.
Taka analiza pozwala potraktować bezpieczeństwo jako element architektury procesu. Ma to znaczenie podczas implementacji transformacji cyfrowej, ponieważ nowe rozwiązanie powinno porządkować sposób zarządzania informacją już na etapie projektowania przepływu dokumentów.
Jedno źródło danych jako element kontroli procesu
Koncepcja jednego źródła danych ma szczególne znaczenie w procesach obejmujących wiele jednostek organizacyjnych. Jeżeli dane studenta, pracownika, umowy lub innego obiektu są niezależnie przepisywane do kolejnych narzędzi, rośnie ryzyko powstania różnych wersji tej samej informacji.
Centralne i uporządkowane zarządzanie danymi pozwala natomiast budować procesy, w których kolejne działania korzystają z wcześniej zgromadzonych informacji zgodnie z przyznanymi uprawnieniami. Wpływa to również na jakość raportowania oraz możliwość ustalenia źródła danych.
Elektroniczny obieg dokumentów na uczelni powinien być więc projektowany razem z architekturą informacyjną instytucji. Dokument nie funkcjonuje wtedy jako odizolowany plik. Jest powiązany z konkretną sprawą, procesem i informacjami dostępnymi dla odpowiednich użytkowników. Daje to podstawę do dalszej automatyzacji, ponieważ system może wykorzystywać dane dostępne już w środowisku uczelni zamiast wymagać ich kolejnego ręcznego wprowadzania.
Zarówno chmura, jak i instalacja lokalna mogą w równy sposób wspierać bezpieczny obieg dokumentów
Wybór modelu infrastruktury powinien wynikać między innymi z architektury IT uczelni, jej polityki bezpieczeństwa, dostępnych zasobów oraz wymagań dotyczących integracji.
System zarządzania uczelnią wyższą Akademus może działać zarówno w modelu chmurowym, jak i przy wykorzystaniu instalacji lokalnej. Modułowa konstrukcja systemu umożliwia także tworzenie środowiska odpowiadającego istniejącej architekturze technologicznej instytucji. Przy cyfryzacji obiegu dokumentów istotne staje się połączenie infrastruktury z odpowiednio zaprojektowanymi procesami, kontrolą dostępu i zasadami zarządzania danymi.
Jak wskazuje Adam Przymusiała, prezes firmy dostarczającej system zarządzania uczelnią Akademus.pl:
„Cyfrowy obieg dokumentów powinien być projektowany jako część całego środowiska informacyjnego uczelni. Jeżeli dane są spójne, procesy zintegrowane, a użytkownicy otrzymują dostęp zgodny ze swoją rolą, uczelnia może sprawniej zarządzać informacją i rozwijać kolejne etapy transformacji cyfrowej. Technologia powinna wspierać rzeczywisty sposób działania organizacji i pozwalać go konsekwentnie usprawniać”.
Tak rozumiany obieg dokumentów staje się częścią architektury zarządzania uczelnią. Obejmuje technologię, zasady dostępu, odpowiedzialność użytkowników oraz sposób wykorzystania danych w kolejnych procesach.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów na uczelni?
Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów powinna rozpocząć się od analizy procesów, które rzeczywiście funkcjonują w organizacji. Samo odwzorowanie istniejących procedur w systemie informatycznym może utrwalić zbędne czynności, dlatego warto wcześniej określić źródła danych, role użytkowników, etapy akceptacji, wymagane integracje oraz miejsca powstawania opóźnień.
Szczególnej uwagi wymagają procesy przebiegające pomiędzy jednostkami, ponieważ właśnie tam istotne stają się spójność informacji i jednoznaczna odpowiedzialność za kolejny etap sprawy. Implementacja transformacji cyfrowej może być prowadzona etapowo. Uczelnia może rozpocząć od wybranych procesów administracyjnych, a następnie obejmować cyfryzacją kolejne obszary. Takie podejście pozwala również oceniać efekty zmian i modyfikować procesy na podstawie doświadczeń użytkowników.
Obieg dokumentów na uczelni staje się wtedy jednym z elementów szerszej architektury cyfrowej, obejmującej dane, integracje, bezpieczeństwo oraz automatyzację codziennej pracy.
Czy low code może być szansą dla uczelni?
Podejście low code wykorzystywane w systemie Akademus pozwala elastycznie konfigurować rozwiązania zgodnie ze specyfiką konkretnej instytucji. Ma to szczególne znaczenie w środowisku uczelnianym, gdzie sposób realizacji procesu może zależeć od struktury organizacyjnej, regulaminów oraz zakresu kompetencji poszczególnych jednostek. Modułowa architektura pozwala rozwijać środowisko bez konieczności traktowania każdej zmiany jako odrębnego projektu informatycznego.
Przy cyfryzacji obiegu dokumentów warto uwzględnić:
- możliwość definiowania ścieżek zatwierdzania dokumentów,
- integrację z systemami wykorzystywanymi już przez uczelnię,
- automatyczne wykorzystywanie danych dostępnych w systemie,
- przypisywanie użytkownikom odpowiednich ról i zakresów dostępu,
- możliwość rozbudowy procesu wraz ze zmianami organizacyjnymi,
- obsługę procesów w środowisku chmurowym lub lokalnym,
- możliwość wdrażania kolejnych modułów zgodnie z planem transformacji cyfrowej.
Low code pozwala w tym ujęciu skrócić drogę pomiędzy potrzebą organizacyjną a jej odwzorowaniem w systemie. Uczelnia może dzięki temu budować środowisko cyfrowe, które rozwija się razem z procesami, regulacjami i oczekiwaniami użytkowników.
Obieg dokumentów jako część cyfrowego ekosystemu uczelni
Sprawny obieg dokumentów wpływa na pracę wielu grup związanych z uczelnią. Student może otrzymać bardziej przejrzysty proces obsługi sprawy, pracownik administracyjny zyskuje dostęp do jej statusu i potrzebnych informacji, a osoby zarządzające mogą otrzymywać dane umożliwiające ocenę realizacji procesów.
Znaczenie ma także możliwość ograniczenia ręcznego przepisywania informacji oraz poszukiwania dokumentów w wielu niezależnych miejscach. W szerszej perspektywie elektroniczny obieg dokumentów tworzy podstawę dla automatyzacji kolejnych procesów.
Jeżeli system zna status sprawy, role użytkowników i dane powiązane z dokumentem, może kierować procesem według zdefiniowanych reguł. Transformacja cyfrowa uczelni nabiera wtedy wymiaru procesowego. Poszczególne narzędzia, dane i działania użytkowników zaczynają funkcjonować jako elementy jednego środowiska informacyjnego, które może być rozwijane wraz ze zmieniającymi się potrzebami instytucji.
Sprawdź możliwości systemu zarządzania uczelnią Akademus
Jeżeli uczelnia planuje uporządkowanie obiegu dokumentów, integrację istniejących systemów lub kolejne etapy transformacji cyfrowej, warto rozpocząć od analizy obecnych procesów i architektury danych. Akademus umożliwia wdrażanie rozwiązania w modelu dopasowanym do środowiska danej instytucji, również poprzez wykorzystanie wybranych modułów. Pozwala to połączyć elektroniczny obieg dokumentów z innymi procesami obsługiwanymi przez system zarządzania uczelnią.
Poznaj możliwości Akademus i sprawdź, jak elektroniczny obieg dokumentów może zostać dopasowany do procesów funkcjonujących na Twojej uczelni.
