CRU jest narzędziem teleinformatycznym służącym realizacji obowiązku wynikającego z ustawy o finansach publicznych. Nie zastępuje analizy prawnej po stronie jednostki, ale ma umożliwić uporządkowane wykonywanie obowiązków związanych z rejestrowaniem informacji o umowach.
Obowiązek związany z CRU dotyczy jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 9 ustawy o finansach publicznych, a jego podstawą jest art. 34a tej ustawy. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązku spoczywa na kierowniku jednostki, choć czynności techniczne mogą wykonywać upoważnieni pracownicy.
Aby rozpocząć pracę w systemie, jednostka musi najpierw założyć konto jednostki. Wniosek może złożyć kierownik jednostki albo jego reprezentant działający na podstawie pełnomocnictwa. Do wniosku trzeba dołączyć dokument potwierdzający powołanie kierownika, a w przypadku reprezentanta również pełnomocnictwo lub upoważnienie. Dokumenty muszą być aktualne, zgodne ze stanem faktycznym, przekazane w formacie PDF i podpisane albo potwierdzone za zgodność z oryginałem jednym z akceptowanych podpisów elektronicznych.
Dostęp do systemu odbywa się przez Węzeł Krajowy. System przetwarza imię, nazwisko i numer PESEL użytkownika, ale PESEL służy wyłącznie jednoznacznej identyfikacji i nie jest widoczny dla administratorów jednostek ani administratorów centralnych w codziennej obsłudze systemu.
Adres produkcyjny systemu to:
jsfp.rejestrumow.pl
System do składania wniosków jest dostępny od 1 kwietnia 2026 roku. Obowiązek rejestrowania informacji o umowach zacznie natomiast dotyczyć umów zawartych od 1 lipca 2026 roku. Umowy zawarte wcześniej oraz aneksy do umów sprzed tej daty nie będą objęte obowiązkiem CRU.
1. Czym jest CRU i po co powstał?
Centralny Rejestr Umów to system teleinformatyczny utworzony w ramach zasobów resortu finansów. Ma wspierać jednostki sektora finansów publicznych w wykonywaniu obowiązku publikowania informacji o umowach.
Ważne jest rozróżnienie dwóch rzeczy:
obowiązek prawny wynika z ustawy o finansach publicznych;
system CRU jest narzędziem technicznym, które ma pomóc ten obowiązek wykonać.
Można to porównać do sytuacji, w której przepisy wymagają złożenia określonego dokumentu, a platforma internetowa jest miejscem, przez które ten dokument się składa. Trzeba więc znać zarówno podstawowe zasady prawne, jak i sposób obsługi systemu.
CRU nie jest zwykłą stroną internetową. Jako system publiczny musi spełniać wymogi wynikające m.in. z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dlatego część rozwiązań technicznych, takich jak logowanie przez Węzeł Krajowy, wymóg plików PDF czy określone podpisy elektroniczne, wynika z zasad bezpieczeństwa i zgodności z prawem.
2. Kogo dotyczy obowiązek CRU?
Najważniejsze pytanie brzmi: czy dana jednostka należy do sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych?
Nie wystarczy, że podmiot wykonuje zadania publiczne, korzysta ze środków publicznych albo należy do Skarbu Państwa lub samorządu. Decydująca jest forma prawna i umieszczenie w katalogu jednostek sektora finansów publicznych.
Z obowiązku wyłączone są między innymi:
spółki prawa handlowego,
przedsiębiorstwa państwowe,
nawet jeśli są w całości własnością Skarbu Państwa albo mają większościowy udział publiczny. Sama własność publiczna nie przesądza więc o obowiązku rejestracji w CRU.
Każda jednostka powinna samodzielnie ocenić:
czy należy do sektora finansów publicznych;
czy zawiera umowy objęte obowiązkiem;
czy takie umowy są zawierane na jej rzecz przez inny podmiot;
kto jest jej kierownikiem;
ile kont w systemie rzeczywiście potrzebuje.
3. Kto odpowiada za wykonanie obowiązku?
Za realizację obowiązku odpowiada kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o finansach publicznych. Może on upoważnić inne osoby do wykonywania czynności technicznych w systemie, ale nie oznacza to przeniesienia jego statusu ani odpowiedzialności.
Inaczej mówiąc: pracownik może wprowadzać dane, publikować informacje albo obsługiwać użytkowników, ale odpowiedzialność za organizację wykonania obowiązku pozostaje po stronie kierownika właściwej jednostki.
Istotne jest również to, że obowiązek może powstać nie tylko wtedy, gdy jednostka sama podpisuje umowę. Może dotyczyć także sytuacji, gdy umowa jest zawierana na rzecz tej jednostki przez inny podmiot, na przykład centrum usług wspólnych. Wtedy trzeba patrzeć nie tylko na to, kto podpisał dokument, lecz także na to, czyja działalność lub plan finansowy jest obciążony daną umową.
Jednostka nadrzędna nie zakłada jednego zbiorczego konta za wszystkie jednostki podległe. Każda jednostka, która zawiera właściwe umowy albo na rzecz której są one zawierane, powinna rozważyć założenie własnego konta.
4. Konto jednostki, REGON i struktura organizacyjna
Konto jednostki zakłada się zasadniczo w powiązaniu z numerem REGON. System pozwala utworzyć konto dla odrębnego REGON-u, ale decyzja zależy od rzeczywistej struktury jednostki i sposobu zawierania umów.
W przypadku gmin, urzędów gmin, starostw i podobnych struktur nie ma jednej automatycznej odpowiedzi, czy konto powinno być założone na REGON gminy, czy urzędu. Należy sprawdzić, na rzecz którego podmiotu i w ramach którego REGON-u zawierane są umowy.
Jeśli umowy są zawierane w ramach jednego REGON-u, wystarczy jedno konto. Jeśli dotyczą odrębnych jednostek lub odrębnych numerów REGON, możliwe może być założenie więcej niż jednego konta. Ostateczna decyzja należy do kierownika jednostki, który zna lokalną strukturę i praktykę zawierania umów.
5. Jak przygotować się przed złożeniem wniosku o konto jednostki?
Przed rozpoczęciem pracy w systemie warto przygotować:
służbowy adres e-mail osoby składającej wniosek;
oficjalny adres e-mail jednostki;
numer REGON jednostki, 9- albo 14-cyfrowy;
imię i nazwisko kierownika jednostki zgodne z rejestrem PESEL;
opcjonalnie numer telefonu do jednostki;
adres strony internetowej jednostki, najlepiej strony BIP;
dokument potwierdzający powołanie kierownika jednostki;
pełnomocnictwo lub upoważnienie, jeśli wniosek składa reprezentant.
Służbowy adres e-mail użytkownika jest potrzebny do otrzymania kodu weryfikacyjnego i późniejszych powiadomień. Jeśli osoba składająca wniosek nie ma własnego adresu służbowego, można wskazać adres jednostki.
Adres e-mail jednostki powinien być oficjalnym adresem używanym w kontaktach zewnętrznych i realnie obsługiwanym.
6. Kto może złożyć wniosek o konto jednostki?
Wniosek o konto jednostki może złożyć tylko:
kierownik jednostki;
reprezentant kierownika jednostki.
Jeśli wniosek składa kierownik, musi dołączyć dokument potwierdzający pełnienie tej funkcji. Może to być na przykład akt powołania, mianowania, zaświadczenie z Państwowej Komisji Wyborczej albo inny dokument urzędowy. Najważniejsze jest to, aby dokument jasno wskazywał kierownika z imienia i nazwiska.
Jeśli wniosek składa reprezentant, potrzebne są dwa dokumenty:
dokument potwierdzający powołanie kierownika jednostki;
pełnomocnictwo albo upoważnienie do reprezentowania kierownika w zakresie CRU i obowiązków jednostek sektora finansów publicznych.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie wzoru pełnomocnictwa. Jednostki nie muszą jednak korzystać wyłącznie z tego wzoru, jeśli mają własne dokumenty spełniające wymagania.
Pełnomocnictwo powinno zawierać co najmniej:
imię i nazwisko reprezentanta;
imię i nazwisko kierownika jednostki;
nazwę jednostki;
zakres umocowania dotyczący CRU i obowiązków jednostek sektora finansów publicznych.
7. Wymogi dotyczące dokumentów
Dokumenty dołączane do wniosku muszą być:
aktualne w dniu składania wniosku;
zgodne ze stanem faktycznym;
przekazane w formacie PDF;
podpisane albo potwierdzone za zgodność z oryginałem odpowiednim podpisem elektronicznym.
Akceptowane są trzy rodzaje podpisów:
kwalifikowany podpis elektroniczny;
podpis osobisty;
podpis zaufany.
System przyjmuje wyłącznie pliki PDF ze względów bezpieczeństwa. Jeśli jednostka posiada dokument w formacie Word podpisany podpisem XAdES, system go nie przyjmie. Należy przygotować kopię dokumentu w PDF i potwierdzić ją za zgodność z oryginałem jednym z akceptowanych podpisów.
Podpis elektroniczny musi być ważny w momencie składania wniosku. Dokument podpisany wcześniej może nie przejść weryfikacji, jeśli certyfikat podpisu nie jest już ważny w dniu złożenia dokumentu.
8. Minimalizacja danych osobowych
Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, aby do systemu nie przekazywać zbędnych danych osobowych. W dokumentach powinny pozostać tylko dane potrzebne do weryfikacji, przede wszystkim:
imię i nazwisko kierownika;
imię i nazwisko reprezentanta, jeśli występuje;
dane identyfikujące jednostkę.
Numery PESEL, numery dowodów osobistych i inne dane niewymagane do weryfikacji powinny zostać usunięte albo zanonimizowane.
9. Logowanie do systemu i adres CRU
Właściwy adres systemu to:
jsfp.rejestrumow.pl
Adres ten działa od 1 kwietnia 2026 roku. W adresie nie występuje skrót „mf”.
Podczas webinaru prezentowano wersję testową systemu, dlatego widok mógł różnić się od wersji produkcyjnej.
Logowanie do CRU odbywa się przez Węzeł Krajowy. Dostępne są różne metody uwierzytelniania, w tym profil zaufany i aplikacja mObywatel. Jako najszybszą i wygodną metodę wskazano mObywatela, choć podczas prezentacji użyto profilu zaufanego i fikcyjnego konta testowego, aby nie przetwarzać prawdziwych danych osobowych.
System pobiera przy logowaniu:
imię lub imiona;
nazwisko;
numer PESEL.
PESEL jest potrzebny do jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej. Samo imię i nazwisko nie wystarczą, ponieważ wiele osób może nazywać się tak samo. PESEL działa więc jak unikalny identyfikator, który zapobiega pomyłkom.
Jednocześnie PESEL nie będzie widoczny dla administratorów jednostek ani administratorów centralnych, w tym pracowników Ministerstwa Finansów, w codziennej pracy z aplikacją. Dane są przechowywane w bazie systemu z ograniczonym dostępem i zgodnie z zasadami bezpieczeństwa informacji. Dostęp do nich może mieć znaczenie jedynie w wyjątkowych sytuacjach, na przykład przy ustalaniu, kto wykonał określoną czynność w systemie na potrzeby uprawnionych procedur.
Użytkownik może zapoznać się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych przed logowaniem oraz później w systemie.
Zastrzeżenie numeru PESEL nie blokuje możliwości składania wniosków w systemie. Jeśli użytkownik sam loguje się do systemu, pozwala na użycie PESEL-u w tym konkretnym celu.
10. Pierwsze logowanie i wybór kontekstu
Po zalogowaniu kluczowe znaczenie ma wybór kontekstu pracy, czyli jednostki, w imieniu której użytkownik wykonuje czynności.
Można to porównać do wyboru roli lub miejsca pracy. Ta sama osoba może mieć dostęp do kilku jednostek, ale w każdej z nich inne uprawnienia. Po wyborze kontekstu system automatycznie dostosowuje menu i dostępne funkcje do roli użytkownika w danej jednostce.
Jeśli użytkownik loguje się po raz pierwszy i nie jest przypisany do żadnej jednostki, zobaczy kontekst „brak przypisanej jednostki”. Nie oznacza to jednak blokady. Nadal może złożyć wniosek o założenie konta jednostki.
System działa w sesjach bezczynności trwających 15 minut. Każde kliknięcie odnawia licznik, więc aktywna praca utrzymuje zalogowanie.
11. Jak wygląda wniosek o konto jednostki?
Wniosek ma formę elektronicznego formularza podzielonego na siedem kroków. Użytkownik:
podaje swój służbowy adres e-mail;
powtarza adres, aby ograniczyć ryzyko pomyłki;
potwierdza adres kodem weryfikacyjnym ważnym przez 5 minut;
wpisuje numer REGON jednostki;
uzupełnia dane kontaktowe;
wskazuje adres e-mail jednostki i stronę internetową;
dołącza wymagane dokumenty w formacie PDF.
System pobiera dane jednostki z bazy REGON i nie pozwala zmieniać ich ręcznie. Jeśli dane są nieaktualne, należy poprawić je w bazie REGON, a nie w samym systemie.
System wykrywa część błędów technicznych, na przykład brak znaku „@”, nadmiarową kropkę lub niezgodność dwóch wpisanych adresów e-mail. Nie zawsze jednak rozpozna, czy dana domena jest właściwa dla konkretnej jednostki. Odpowiedzialność za poprawność danych pozostaje po stronie użytkownika i jednostki.
Przed wysłaniem wniosku użytkownik składa oświadczenie o zgodności danych i dokumentów z prawem oraz stanem faktycznym. Może też sprawdzić wizualizację wniosku i ją zapisać. Samo zapisanie wizualizacji nie oznacza złożenia wniosku. Wniosek zostaje złożony dopiero po kliknięciu przycisku wysyłki i potwierdzeniu czynności.
Po wysłaniu system nadaje wnioskowi numer i datę złożenia oraz przekazuje go do weryfikacji przez administratora centralnego.
Samo wysłanie wniosku nie oznacza automatycznego założenia konta. Konto jednostki powstaje dopiero po pozytywnej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Ministerstwa Finansów. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, jednostka otrzyma informację zwrotną z wyjaśnieniem, co należy poprawić.
Osoba, która zakłada konto jednostki, otrzymuje automatycznie także konto osobiste z pełnymi uprawnieniami w tej jednostce.
Jednostki powinny zadbać, aby ich służby IT dodały adres nadawcy systemu produkcyjnego do listy bezpiecznych adresów. W przeciwnym razie wiadomości z kodami i powiadomieniami mogą zostać zatrzymane przez filtry bezpieczeństwa.
12. Konta użytkowników po założeniu konta jednostki
Najpierw musi powstać konto jednostki. Dopiero potem poszczególne osoby mogą wnioskować o dostęp do tej jednostki.
Każdy użytkownik musi złożyć wniosek osobiście. Administrator jednostki nie może założyć konta za pracownika, ponieważ system opiera się na osobistym uwierzytelnieniu użytkownika przez Węzeł Krajowy i wykorzystuje dane osobowe, w tym numer PESEL. Dzięki temu pracownik nie musi przekazywać swojego PESEL-u innym osobom.
Do złożenia wniosku o konto użytkownika lub nadanie uprawnień potrzebne są:
służbowy adres e-mail;
REGON jednostki.
Użytkownik podaje adres e-mail, potwierdza go kodem weryfikacyjnym i wskazuje jednostkę, z którą chce zostać powiązany. Wniosek trafia następnie do administratora tej jednostki.
Jedna jednostka może mieć wielu administratorów i wielu użytkowników. Jedna osoba może być powiązana z wieloma jednostkami, jeśli ma obsługiwać CRU dla kilku podmiotów. Zasada jest jednak taka, że jeden PESEL oznacza jedno konto użytkownika.
Podawanie adresu e-mail przy każdym nowym powiązaniu z jednostką ma znaczenie praktyczne: ta sama osoba może pracować dla różnych jednostek i w każdej używać innego służbowego adresu.
Wniosek o konto użytkownika może służyć nie tylko pierwszemu uzyskaniu dostępu, ale również rozszerzeniu uprawnień. Ograniczenie lub odebranie uprawnień nie musi natomiast zależeć od wniosku pracownika, ponieważ byłoby to niepraktyczne, zwłaszcza przy odejściu z pracy.
13. Role użytkowników w systemie
W CRU przewidziano trzy podstawowe role:
Administrator jednostki sektora finansów
Administrator zarządza użytkownikami i ich uprawnieniami. Może:
zatwierdzać wnioski użytkowników;
odrzucać wnioski;
akceptować wnioski częściowo;
ograniczać zakres ról;
zarządzać przypisaniami użytkowników do jednostki.
Wprowadzający
Wprowadzający może dodawać dane do systemu, ale nie może ich publikować.
Publikujący
Publikujący odpowiada za publikację informacji o umowach.
Podział ról umożliwia stosowanie zasady „dwóch par oczu”. Jedna osoba może wprowadzać dane, a druga je sprawdzać i publikować. Nie jest to jednak obowiązkowe. W mniejszej jednostce jedna osoba może mieć wszystkie role, jeśli tak zdecyduje jednostka i zatwierdzi administrator.
Podczas składania wniosku użytkownik może wskazać komórkę organizacyjną, w której pracuje. Pole to nie jest obowiązkowe, ale w większych jednostkach pomaga później zarządzać użytkownikami i łatwiej identyfikować, z jakiego departamentu, biura lub wydziału pochodzi dana osoba.
Każdy wniosek otrzymuje numer i trafia do administratora jednostki. Administrator może go:
zaakceptować;
odrzucić;
zaakceptować częściowo, ograniczając niektóre role.
Jeśli administrator ogranicza uprawnienia, powinien podać jasne i prawdziwe uzasadnienie, ponieważ ta treść pojawi się w powiadomieniu wysłanym do użytkownika.
14. Najważniejsze terminy
Dla uporządkowania wdrożenia CRU kluczowe są dwie daty:
1 kwietnia 2026 roku – system ma umożliwia składanie wniosków o konta jednostek i uprawnienia użytkowników;
1 lipca 2026 roku – zacznie obowiązywać rejestrowanie informacji o umowach zawartych od tej daty.
Rekomendowana kolejność składania wniosków to:
jednostki rządowe i jednostki podległe;
jednostki samorządowe;
pozostałe jednostki.
15. Jakie umowy obejmie CRU?
Obowiązek rejestrowania informacji w CRU obejmie umowy zawarte od 1 lipca 2026 roku.
Nie trzeba będzie uzupełniać wstecznie umów zawartych przed tą datą. Aneksy do umów zawartych przed 1 lipca 2026 roku również nie będą objęte obowiązkiem CRU, ponieważ są traktowane jako integralna część wcześniejszej umowy.
Obowiązek będzie dotyczył umów zawartych od 1 lipca 2026 roku oraz ich późniejszych modyfikacji.
Nie każda umowa wyłączona spod stosowania Prawa zamówień publicznych jest automatycznie wyłączona z CRU. Jednostki powinny analizować, czy dana umowa:
spełnia definicję zamówienia przyjętą na potrzeby CRU;
została zawarta w odpowiedniej formie;
obciąża plan finansowy jednostki.
Ministerstwo Finansów nie będzie rozstrzygać każdej indywidualnej umowy za jednostki, ale może wskazywać ogólne kryteria oceny.
17. Najczęstsze nieporozumienia
„Każda faktura jest umową”
Nie. Faktura co do zasady nie jest umową w rozumieniu CRU ani Kodeksu cywilnego. Błędne utożsamianie faktury z umową może prowadzić do nieprawidłowego wykonywania obowiązku.
„Spółka publiczna musi być w CRU, bo należy do Skarbu Państwa”
Nie zawsze. Jeśli podmiot ma formę spółki prawa handlowego, jest wyłączony z obowiązku CRU, nawet gdy należy w całości do Skarbu Państwa albo ma większościowy udział publiczny.
„Jednostka nadrzędna może prowadzić CRU za wszystkie podległe jednostki”
Co do zasady nie. Obowiązek dotyczy kierownika każdej jednostki, która zawiera umowy albo na rzecz której umowy są zawierane.
„Administrator może założyć konto za pracownika”
Nie. Użytkownik sam składa wniosek, ponieważ musi się osobiście uwierzytelnić. Administrator jednostki rozpatruje wniosek i nadaje uprawnienia, ale nie tworzy konta w imieniu pracownika.
„Od 1 kwietnia 2026 roku trzeba było już rejestrować umowy”
Nie. Od 1 kwietnia 2026 roku można składać wnioski o konta i uprawnienia. Obowiązek rejestrowania informacji o umowach zacznie dotyczyć umów zawartych od 1 lipca 2026 roku.
„Trzeba wpisać do CRU stare umowy”
Nie. Umowy zawarte przed 1 lipca 2026 roku nie będą uzupełniane wstecznie.
18. Praktyczna ścieżka przygotowania jednostki
Najrozsądniejszy plan działania wygląda następująco:
Sprawdzić status jednostki
Ustalić, czy jednostka należy do sektora finansów publicznych zgodnie z art. 9 ustawy o finansach publicznych.
Zweryfikować wyłączenia
Sprawdzić, czy podmiot nie jest wyłączony z obowiązku, np. jako spółka prawa handlowego albo przedsiębiorstwo państwowe.
Wskazać kierownika jednostki
Ustalić osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową jednostki w rozumieniu ustawy.
Przeanalizować umowy
Sprawdzić, czy jednostka zawiera umowy objęte obowiązkiem albo czy takie umowy są zawierane na jej rzecz.
Ustalić strukturę kont
Zdecydować, ile kont jednostki jest potrzebnych, biorąc pod uwagę REGON-y i faktyczny sposób zawierania umów.
Przygotować dokumenty
Zebrać dokument powołania kierownika oraz ewentualne pełnomocnictwo.
Przygotować dane do formularza
Zweryfikować adresy e-mail, REGON, dane kierownika, stronę BIP i dane kontaktowe.
Złożyć wniosek o konto jednostki
Wniosek składa kierownik albo reprezentant.
Poczekać na weryfikację Ministerstwa Finansów
Konto powstanie dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku.
Nadać uprawnienia użytkownikom
Po utworzeniu konta jednostki pracownicy mogą samodzielnie wnioskować o dostęp, a administrator jednostki nadaje im role.
Ustalić wewnętrzne zasady pracy
Jednostka powinna określić, kto będzie administratorem, kto wprowadzającym, kto publikującym i czy będzie stosowana zasada „dwóch par oczu”.