Digitalizacja uczelni wyższej nie polega na zamianie papierowego dokumentu na PDF ani wdrożeniu kolejnego systemu informatycznego. Jej rzeczywista wartość pojawia się wtedy, gdy technologia pozwala na nowo zaprojektować procesy, uporządkować dane i ograniczyć wykonywanie powtarzalnych czynności.
O tym, jak taka zmiana wygląda z perspektywy dostawcy technologii współpracującego ze szkolnictwem wyższym, mówił Adam Przymusiała z Akademus w podcaście EdTech Dots prowadzonym przez Krzysztofa Kosmana. W rozmowie „Z biznesu na uczelnię. Chciał zmian, musiał zacząć od siebie” poruszono m.in. kwestie e-Dyplomów, AI, cyberbezpieczeństwa, NIS2, zarządzania zmianą oraz specyfiki procesów decyzyjnych na uczelniach. Wspólnym mianownikiem tych tematów jest pytanie o to, jak wdrażać technologię, aby odpowiadała na rzeczywiste potrzeby uczelni, zamiast jedynie przenosić dotychczasowe problemy do środowiska cyfrowego.
Skuteczna digitalizacja uczelni wyższej wymaga najpierw zrozumienia ludzi, danych i procesów, a dopiero później wyboru technologii. Adam Przymusiała zwraca w rozmowie uwagę na specyfikę uczelni jako organizacji, w której użytkownik systemu, osoba odpowiedzialna za zakup, osoba zatwierdzająca rozwiązanie i osoba posiadająca szerszą wizję rozwoju nie muszą być tą samą osobą. To sprawia, że wdrożenie wymaga dialogu z wieloma interesariuszami, od władz i administracji po dziekanat oraz IT.
Podobne podejście stosowane jest przy rozwoju systemu zarządzania uczelnią Akademus. System jest projektowany w filozofii low code, dzięki czemu może wspierać zarówno stosunkowo proste, jak i wieloetapowe procesy, bez konieczności narzucania każdej uczelni identycznego sposobu pracy. Elastyczność ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy zmiana powinna następować etapami, a rozwiązanie musi współpracować z już funkcjonującym środowiskiem informatycznym.
Technologia czy zarządzanie zmianą?
Nowy system może być technologicznie gotowy, a mimo to wdrożenie nie przyniesie oczekiwanego efektu, jeśli użytkownicy nie rozumieją celu zmiany. W podcaście pojawia się przykład projektu bota dla dziekanatu, który miał przejąć część powtarzalnych czynności. Projekt został zatrzymany na zaawansowanym etapie z powodu obaw pracowników, że rozwiązanie może ich zastąpić.
To dobrze pokazuje, dlaczego transformacja cyfrowa uczelni powinna łączyć kilka obszarów:
- analizę rzeczywistego procesu przed jego automatyzacją,
- rozmowę z osobami, które będą korzystać z rozwiązania,
- określenie odpowiedzialności i uprawnień,
- pokazanie pracownikom celu wdrażanej technologii,
- wykorzystanie automatyzacji do ograniczenia czynności powtarzalnych,
- pozostawienie ludziom większej przestrzeni na zadania wymagające wiedzy, doświadczenia i kontaktu ze studentem.
Technologia staje się w takim modelu wsparciem organizacji, a nie celem samym w sobie. Więcej o takim podejściu piszemy w blogowym artykule „Mniej papieru, mniej błędów, szybsze procesy na uczelniach”.
e-Dyplomy jako test jakości danych na uczelni
Ważną część rozmowy poświęcono e-Dyplomom i Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. To przykład zmiany, w której digitalizacja uczelni wyższej nie kończy się na wygenerowaniu nowego rodzaju dokumentu. Konieczne staje się zebranie danych dotyczących toku studiów, sprawdzenie ich zgodności z informacjami raportowanymi do POL-on, przeprowadzenie kolejnych etapów procesu oraz przekazanie gotowego dokumentu do repozytorium.
W praktyce może to ujawnić problemy, które wcześniej pozostawały niewidoczne: różnice pomiędzy zbiorami danych, nieaktualne informacje czy dane przechowywane w rozproszonych miejscach. Dlatego e-Dyplomy można potraktować również jako impuls do uporządkowania architektury informacji i budowania jednego źródła danych.
System zarządzania uczelnią Akademus posiada gotowe rozwiązanie obsługujące ścieżkę e-Dyplomu od pobrania informacji z systemu uczelni po przekazanie dokumentu do RDE. Co istotne, rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby mogło współpracować z różnymi systemami dziekanatowymi, zamiast wymagać wymiany całego istniejącego środowiska.
Czy NIS2 zmienia sposób myślenia o digitalizacji uczelni?
Cyberbezpieczeństwo coraz trudniej traktować wyłącznie jako zadanie działu IT, ponieważ digitalizacja uczelni zwiększa znaczenie procesów, odpowiedzialności, dostępu do danych i zdolności organizacji do reagowania na incydenty. W rozmowie Adam Przymusiała wskazuje, że nie wystarczy posiadać procedury zapisane w dokumentacji. Uczelnia powinna wiedzieć, co rzeczywiście wydarzy się w przypadku incydentu, kto odpowiada za poszczególne działania oraz w jaki sposób można odtworzyć dane i zapewnić ciągłość działania.
W praktyce warto analizować między innymi:
- gdzie znajdują się kluczowe dane,
- kto ma do nich dostęp,
- które systemy są od siebie zależne,
- jak wykonywane i testowane są kopie zapasowe,
- kto odpowiada za reakcję na incydent,
- jak dostawcy technologii wpisują się w procedury bezpieczeństwa uczelni.
Akademus może działać w chmurze lub w instalacji lokalnej, a modułowa architektura pozwala integrować kolejne procesy w ramach spójnego środowiska. Nie eliminuje to odpowiedzialności uczelni za bezpieczeństwo, ale może ułatwiać uporządkowanie danych, procesów i odpowiedzialności.
Jak może wyglądać digitalizacja uczelni wyższej w praktyce?
Docelowo digitalizacja uczelni wyższej powinna oznaczać projektowanie procesów od początku z myślą o środowisku cyfrowym, a nie przenoszenie papierowych procedur do plików PDF. Adam Przymusiała wskazuje w podcaście na znacznie szerszą zmianę: proces powinien zostać zaprojektowany tak, aby można go było przeprowadzić elektronicznie, bezpiecznie i z zachowaniem śladu kolejnych działań.
Właśnie w tym kierunku rozwijany jest system zarządzania uczelnią Akademus. Filozofia low code pozwala dostosowywać procesy do specyfiki konkretnej uczelni, a modułowa konstrukcja umożliwia stopniową digitalizację kolejnych obszarów. Nie chodzi przy tym o tworzenie jak największej liczby funkcji. Jak podkreśla Adam Przymusiała, kluczowe jest zrozumienie, komu dane rozwiązanie pomaga, jaką przynosi wartość i w jaki sposób wpisuje się w cały ekosystem uczelni.
Całej rozmowy z Adamem Przymusiałą można posłuchać w podcaście EdTech Dots: „Z biznesu na uczelnię. Chciał zmian, musiał zacząć od siebie”.
Chcesz sprawdzić, jak digitalizacja może usprawnić procesy na Twojej uczelni? Poznaj możliwości Akademusa i porozmawiaj z nami o rozwiązaniu dopasowanym do procesów, danych i potrzeb Twojej organizacji.
