Autor: Adam Przymusiała, Prezes firmy wdrażającej system zarądzania uczelnią wyższą Akademus.pl
Patrząc z perspektywy dostawcy technologii co jakiś czas widzę, że polskie uczelnie nie potrzebują wyłącznie kolejnych pojedynczych narzędzi cyfrowych, lecz spójnej strategii, integracji systemów oraz projektowania technologii wokół realnych doświadczeń studentów, wykładowców i pracowników. W ciągu ponad dekady prowadzenia Software House’u i zebrałem sporo doświadczeń we współpracy z biznesem (od startupu do korporacji), bankowością, wojskiem i edukacją czuję, że uczelnie mają energię, ludzi i wiele wdrożonych rozwiązań, ale często brakuje im całościowej wizji.
Digitalizacja uczelni: gdzie są największe wyzwania?
Obserwuję, że najczęściej głównym problemem cyfryzacji uczelni jest brak wspólnej strategii i jednolitego kierunku rozwoju. Uczelnie wdrażają systemy IT, aplikacje mobilne, ekrany, monitory interaktywne czy rozwiązania do nauki hybrydowej, ale często robią to fragmentarycznie – wtedy, gdy pojawia się finansowanie z programów unijnych, KPO lub konkursów. W efekcie powstaje wiele oddzielnych „puzzli”, które nie tworzą jednego obrazu.
Na różnych wydziałach tej samej uczelni działają często różne rozwiązania, które się ze sobą nie komunikują. To utrudnia zarządzanie, zamówienia publiczne, obsługę techniczną i codzienne korzystanie z infrastruktury. Znacznie łatwiej kupować i opisywać technologię wtedy, gdy jest ona częścią większego planu, a nie pojedynczym zakupem oderwanym od reszty systemu.
Ważnym, a czasem pomijanym tematem jest doświadczenie użytkownika, przede wszystkim studenta. Dzisiejsi studenci są „digital natives” – żyją w świecie szybkiej, mobilnej i natychmiastowej komunikacji. Tymczasem na uczelniach nadal często funkcjonują tradycyjne tablice ogłoszeń, rozproszone maile, informacje w “USOS-ie” i komunikaty na stronach internetowych. Student musi sam szukać informacji, a czasem nawet ma problem ze znalezieniem sali wykładowej.
W zależności od potrzeb (a nie spotkałem się jeszcze z dwoma identycznymi uczelniami) rozwiązaniem mogą być zintegrowane systemy online, aplikacje mobilne, SMSy czy ekrany informacyjne, które pokazują plan zajęć, drogę do sali, komunikaty dziekanatu, informacje o rekrutacji, wydarzeniach, osiągnięciach studentów i naukowców, a także treści związane z bezpieczeństwem.
Kolejną sprawą która potrafi uciec z radaru jest standaryzacja sal dydaktycznych. Wykładowcy chętniej korzystają z technologii, jeśli w każdej sali działa ona podobnie. Gdy sprzęt, kamery, ekrany i systemy hybrydowe są różne w każdym pomieszczeniu, użytkownicy tracą czas i zniechęcają się. Standaryzacja pozwala budować dobre nawyki i zmniejsza liczbę problemów technicznych.
Dobrze zaplanowana cyfryzacja uczelni poprawia nie tylko nowoczesność i wizerunek instytucji, ale też komfort, bezpieczeństwo, komunikację i wiarygodność uczelni jako partnera dla biznesu.
Digitalizacja uczelni: najpierw plan
Cyfryzację uczelni można porównać do budowania miasta. Można postawić nowoczesne latarnie, ekrany, przystanki i aplikacje, ale jeśli nie ma planu urbanistycznego, drogi się nie łączą, oznaczenia są niespójne, a mieszkańcy i tak się gubią. Podobnie jest z uczelnią: pojedyncze technologie nie wystarczą, jeśli nie są częścią większego systemu.
Uczelnie robią bardzo dużo. Problem polega na tym, że wiele projektów powstaje reaktywnie: pojawia się konkurs, dotacja albo możliwość zakupu, więc uczelnia szybko decyduje, co usprawnić. Takie podejście może przynieść krótkoterminowe korzyści, ale długofalowo prowadzi do chaosu technologicznego.
Strategia zamiast przypadkowych zakupów
Dobra i przemyślana strategia odpowiada na pytania:
- dokąd uczelnia chce dojść,
- jakie doświadczenie chce zapewnić studentom i pracownikom,
- które systemy powinny być ze sobą połączone,
- jak technologia ma wspierać dydaktykę, bezpieczeństwo i komunikację,
- jakie standardy powinny obowiązywać na całej uczelni.
Bez takiej wizji każdy wydział może rozwijać się w inną stronę. Jeden kupi inne ekrany, drugi inną aplikację, trzeci osobny system rezerwacji sal. Każde rozwiązanie może być dobre samo w sobie, ale razem nie tworzą spójnego środowiska. To tak, jakby każdy pokój w jednym budynku miał inny system zasilania, inne klucze i inne oznaczenia.
Strategia pomaga też w zamówieniach publicznych. Jeśli uczelnia wie, że kupowany sprzęt ma być częścią większego ekosystemu, może lepiej opisać wymagania: kompatybilność, integrację, zarządzanie, bezpieczeństwo i możliwość rozbudowy. Wtedy zakup nie jest przypadkowym elementem, lecz częścią całości.
Student jako użytkownik cyfrowej uczelni
Dzisiejszy student jest przyzwyczajony do tego, że telefon prowadzi go do celu, aplikacja przypomina o terminie, a informacja pojawia się szybko i w prostym formacie. Jeśli na uczelni musi sprawdzać jednocześnie tablicę ogłoszeń, maila, system dziekanatowy, stronę wydziału i komunikaty w kilku miejscach, jego doświadczenie staje się frustrujące.
Nie chodzi tylko o wygodę. Dobra komunikacja wpływa na punktualność, poczucie bezpieczeństwa, relację z uczelnią i odbiór jej profesjonalizmu. Prosty przykład ze znalezieniem sali wykładowej pokazuje, że cyfryzacja nie musi zaczynać się od najbardziej zaawansowanych technologii. Czasem największą wartość daje rozwiązanie bardzo praktyczne: ekran przy wejściu, mapa budynku, informacja o zajęciach przy sali czy komunikat w odpowiednim miejscu.
Wykładowca też potrzebuje prostego systemu
Cyfryzacja nie może być projektowana tylko dla studentów. Wykładowcy również są użytkownikami infrastruktury. Nawet najlepszy sprzęt nie spełni swojej roli, jeśli jego obsługa jest skomplikowana albo w każdej sali wygląda inaczej.
Brak pilota, niedziałająca kamera, trudność z połączeniem komputera, różne ustawienia w różnych salach. To drobiazgi, ale potrafią zabrać pierwsze minuty zajęć i zniechęcić do korzystania z technologii.
Dlatego kluczowa jest standaryzacja. Jeśli każda sala działa według podobnego schematu, wykładowca nie musi za każdym razem uczyć się systemu od nowa. Technologia staje się przezroczysta – nie przeszkadza, tylko wspiera dydaktykę.
Bezpieczeństwo jako element cyfryzacji
Monitoring, czujniki, systemy powiadomień, ekrany, głośniki, infrastruktura sal i centrum zarządzania mogą działać razem.
Na co dzień ta infrastruktura służy zwykłej komunikacji: pokazuje plany zajęć, ogłoszenia i informacje o wydarzeniach. Jednak w sytuacji kryzysowej może natychmiast zmienić funkcję.
Ważne jest jednak, że technologia nie zastępuje procedur. System musi być wcześniej zaprojektowany, zintegrowany i przygotowany na konkretne scenariusze. Nie chodzi o magiczne „AI, które samo wymyśli rozwiązanie”, lecz o automatyzację wcześniej ustalonych działań.
Na start nie potrzeba dużych inwestycji
Można powiedzieć, że uczelnie mają ograniczone budżety, skomplikowane procedury zakupowe i wiele pilniejszych potrzeb integracja systemów. To prawda, jednak nawet stosunkowo niewielkie inwestycje mogą przynieść duży efekt, jeśli są dobrze zaplanowane i połączone z istniejącą infrastrukturą.
Digitalizacja uczelni - refleksje na koniec
Uczelnie powinny przejść od punktowych wdrożeń do strategicznie zaplanowanej, zintegrowanej cyfryzacji. Nie chodzi o to, by kupować więcej technologii, ale by lepiej wykorzystywać to, co już istnieje i łączyć systemy w spójne środowisko.
Taka zmiana może przynieść kilka konkretnych korzyści:
- lepszą komunikację ze studentami,
- prostsze korzystanie z sal i sprzętu przez wykładowców,
- większe bezpieczeństwo na kampusie,
- silniejszą identyfikację studentów z uczelnią,
- nowocześniejszy wizerunek instytucji,
- większą wiarygodność wobec partnerów biznesowych.
Cyfrowa uczelnia nie powinna być zbiorem przypadkowych narzędzi. Powinna działać jak dobrze zaprojektowany organizm: z jednym planem, połączonymi systemami i jasnym celem – wspierać ludzi, którzy uczą się, pracują i rozwijają na jej terenie.
Myślisz o wdrożeniu transformacji cyfrowej na Twojej uczelni? A może myślisz o stopniowej modernizacji obecnej architektury. Modułowy system zarządzania uczelnią wyższą Akademus to rozwiązanie odpowiednie na obecne czasy. Spotkajmy się i porozmawiajmy.