Autor: Adam Przymusiała, Prezes firmy wdrażającej system zarądzania uczelnią wyższą Akademus.pl
Administracja nie jest niewidocznym zapleczem ani kosztem, lecz niezbędnym, profesjonalnym i strategicznym partnerem, bez którego nowoczesny uniwersytet nie może działać, rozwijać się ani odpowiedzialnie przechodzić zmian.
Uczelnie stoją dziś przed potrzebą głębokiej, ale rozsądnie prowadzonej przemiany. Odejście od sztywnej hierarchii i myślenia „my decydujemy, wy wykonujecie” na rzecz współodpowiedzialności, dialogu, zaufania, widzialności i wspólnego celu. W tym modelu administracja, kadra akademicka, władze uczelni, studenci i doktoranci tworzą jedną wspólnotę, w której każda grupa ma znaczenie.
"Niewidoczna, niebędąca, niezbędna"
Ostatni spotkałem się z określaniem administracji akademickiej poprzez trzy słowa z pewnego raportu: „niewidoczna, niebędąca, niezbędna”. Czy administracja nadal pozostaje „pod pokładem” uczelnianego statku, czy też jej rola, widoczność i wpływ na kulturę pracy wyraźnie rosną?
Posiłkując się metaforą statku to Rektorzy są przy sterze, naukowcy są widoczni na pokładzie, a administracja często pracuje pod pokładem. Jednak właśnie tam znajduje się silnik. Bez administracji uczelniany statek nie wypłynie z portu i nie popłynie dalej. Studenci, pracownicy czy partnerzy zewnętrzni często nie widzą tej pracy, ale władze uczelni powinny dobrze rozumieć jej znaczenie.
Administracja bywa zauważana dopiero wtedy, gdy coś nie działa: pojawia się problem z dokumentami, rekrutacją, finansami, projektami, komunikacją, dostępnością, obsługą studentów czy procedurami. Gdy wszystko przebiega sprawnie, jej praca staje się „przezroczysta”. Nie oznacza to jednak, że jest mniej ważna. Przeciwnie – wiele kluczowych funkcji działa najlepiej wtedy, gdy są wykonywane profesjonalnie i bez zakłóceń.
To właśnie administracja współtworzy strategie, reaguje na kryzysy, wykonuje codzienną pracę operacyjną i wspiera całą instytucję. Dlatego potrzebuje prestiżu, tożsamości, poczucia sprawczości oraz realnego uznania.
Administracji nie chodzi wyłącznie o miłą atmosferę, lecz o instytucję, na której można polegać: odpowiedzialną, uważną, uczciwą i godną zaufania. Taki uniwersytet słucha pracowników, ale też naprawdę wsłuchuje się w ich doświadczenia, obawy i propozycje. Nie każda decyzja może zadowolić wszystkich, bo uczelnie działają w ramach przepisów, finansowania, audytów, ocen, regulacji dotyczących dostępności i innych zewnętrznych ograniczeń. Ważne jest jednak, by decyzje wyjaśniać, pytać o ryzyka i pokazywać ich kontekst.
Uniwersytet, zwłaszcza niepubliczny, musi stale słuchać studentów, pracowników i otoczenia, ponieważ jego funkcjonowanie zależy od realnej wartości, którą tworzy. Przyszłość należy do instytucji, w których ludzie widzą sens pracy, łączą własne cele z celami organizacji i działają w zespołach opartych na zaufaniu, odpowiedzialności, otwartości oraz odwadze.
Pracownicy administracyjni mogą rozwijać się naukowo, podejmować doktoraty, a akademicy coraz częściej angażują się w działania organizacyjne, zarządzanie projektami czy rozwój instytucji. Granice między administracją a akademią zaczynają się zacierać.
Uczelnie potrzebują pracowników, którzy potrafią zarządzać procesami, wspierać granty, prowadzić projekty międzynarodowe, rozwijać komunikację, wdrażać polityki równościowe, organizować obsługę studentów, wspierać transformację cyfrową i reagować na kryzysy. Zatrudnianie, rozwijanie i zatrzymywanie kompetentnych osób administracyjnych to inwestycja w rozwój uczelni, a nie wyłącznie koszt.
Nie możemy też zapominać o roli stowarzyszeń, sieci współpracy, środowisk międzynarodowych i grup eksperckich. Dają one pracownikom administracji wsparcie, energię, możliwość wymiany kompetencji, relacje koleżeńskie i poczucie, że nie są sami. Pomagają też przeciwdziałać wypaleniu, zmęczeniu oraz poczuciu niedocenienia.
Zmiana jest potrzebna, ale powinna mieć charakter ewolucyjny: przygotowany, wspólny i angażujący różne grupy. Uczelnie są społecznościami „wielu prędkości”: są osoby gotowe do zmian, osoby podążające za awangardą oraz osoby, które zmian się boją lub nie widzą ich potrzeby. Dlatego ważne są profilaktyka, przygotowanie, rozmowa, rozwój kompetencji i mądre tempo.
Do zmiany potrzebne są jednocześnie: wizja, misja, poczucie sensu, cel, zaangażowanie, dobra atmosfera pracy, relacje, szacunek, partnerstwo i konsekwentne inwestowanie w ludzi.
Zmiana sposobu myślenia o administracji akademickiej
Tradycyjnie uczelnia bywa przedstawiana jako przestrzeń, w której najważniejsi są rektorzy, dziekani, naukowcy, dydaktycy i studenci. Administracja znajduje się w tle: przygotowuje dokumenty, obsługuje projekty, organizuje rekrutację, prowadzi finanse, wspiera umiędzynarodowienie, dba o komunikację, procedury, dostępność, wydarzenia i codzienne funkcjonowanie instytucji.
Ten obraz jest zbyt wąski. Administracja nie tylko „obsługuje” uczelnię. Ona ją współtworzy.
To trochę jak na statku. Kapitan i osoby na pokładzie są widoczne, ale statek płynie dzięki maszynowni, systemom nawigacji, konserwacji, planowaniu i koordynacji. Podobnie działa uniwersytet. Rektorzy wyznaczają kierunek, naukowcy są widoczni w badaniach, dydaktyce, rankingach i mediach, ale administracja zapewnia stabilność całej instytucji. Bez niej nawet najlepsza strategia pozostaje dokumentem, którego nie da się wdrożyć.
Jeśli użylibyśmy porównania do organizmu, to administracja przypomina układ nerwowy i układ krążenia uczelni. Dzięki niej przepływają informacje, decyzje są wdrażane, zasoby trafiają tam, gdzie są potrzebne, a różne części organizacji mogą współpracować. Gdy ten system działa dobrze, niewiele osób go zauważa. Gdy zawodzi, cała uczelnia natychmiast odczuwa skutki.
Ważne jest rozróżnienie między widocznością a znaczeniem. To, że jakaś praca nie jest stale eksponowana, nie znaczy, że jest drugorzędna. Student nie musi znać wszystkich osób odpowiedzialnych za proces administracyjny, jeśli jego sprawa zostaje załatwiona sprawnie. Naukowiec może skupić się na badaniach, jeśli ktoś profesjonalnie wspiera rozliczanie projektów, procedury i dokumentację. Problem zaczyna się wtedy, gdy niewidoczność oznacza brak uznania, wpływu i szacunku.
Powinniśmy odejść od postrzegania administracji jako „tła” i przejść do administracji jako partnera. Partnerstwo nie oznacza, że administracja ma zastąpić władze uczelni albo konkurować z naukowcami o centralne miejsce. Oznacza raczej, że osoby znające codzienne procesy powinny być włączane w planowanie, konsultacje i podejmowanie decyzji. Jeśli pracownicy administracyjni najlepiej wiedzą, gdzie procedury są nieskuteczne, gdzie pojawiają się ryzyka i czego potrzebują studenci czy badacze, pomijanie ich głosu osłabia całą instytucję.
Z tym wiąże się kwestia hierarchii. Uczelnie mają i będą miały struktury odpowiedzialności. Rektorzy, dziekani, kierownicy i dyrektorzy pełnią określone funkcje. Hierarchia jednak nie musi oznaczać wyższościowego traktowania ani braku dialogu. Może porządkować odpowiedzialność, ale nie powinna blokować współpracy. Problemem nie jest sama struktura, lecz przekonanie, że jedna grupa jest ważniejsza, mądrzejsza lub bardziej uprawniona do decydowania niż druga.
Nowoczesna i ludzka Uczelnia nie powinna być miejscem bez trudnych decyzji. To raczej instytucja, która potrafi powiedzieć: „Słyszymy wasze argumenty, rozumiemy obawy, decyzja jest taka z określonych powodów”. “Ludzkość” oznacza odpowiedzialność, spolegliwość w sensie bycia godnym zaufania, przejrzystość i szacunek. Decyzje mogą być trudne, ale powinny być komunikowane uczciwie.
Istotną rolę odgrywa język. Jeśli komunikacja uczelni pokazuje tylko osoby na najwyższych stanowiskach, a pomija zespoły administracyjne, utrwala fałszywy obraz działania instytucji. Jeśli używa form, które wykluczają część osób – jak „panowie dziekani” wobec kobiet pełniących funkcje dziekańskie – wzmacnia nierówność symboliczną. Zmiana języka nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale tworzy warunki do większej widzialności, szacunku i włączania.
Profesjonalizacja administracji musi iść w parze ze sprawczością. Same szkolenia nie wystarczą, jeśli pracownicy nie mają wpływu na decyzje. Uczelnia powinna rozwijać kompetencje administracji, ale także dawać jej odpowiedzialność, zaufanie i przestrzeń do współtworzenia rozwiązań. Przykładem może być wspólne opracowywanie strategii z udziałem kierowników biur i osób, które znają codzienną praktykę działania uczelni.
Ważnym narzędziem zmiany jest również job crafting. Zamiast odchodzić z pracy w sytuacji zmęczenia lub wypalenia, pracownik może szukać nowej roli, innego sposobu działania albo ścieżki rozwoju. Osoba z administracji może rozpocząć doktorat, a nauczyciel akademicki może zaangażować się w zarządzanie projektami lub działania organizacyjne. Dzięki temu uczelnia lepiej wykorzystuje potencjał ludzi i pozwala im łączyć własne cele z celami instytucji.
Administracja akademicka jest często niedofinansowana, przeciążona i narażona na wypalenie. Także nauka w Polsce mierzy się z ograniczeniami finansowymi. Opór wobec zmian nie zawsze wynika ze złej woli. Czasem ludzie są zmęczeni, boją się utraty bezpieczeństwa albo nie rozumieją sensu proponowanych działań. Dlatego zmiana wymaga empatii, ale też jasnego przywództwa i konsekwencji.
Współczesne uniwersytety prowadzą granty, projekty europejskie, współpracę międzynarodową, działania społeczne, transformację cyfrową, polityki równościowe, komunikację publiczną i złożoną obsługę studentów. Tych zadań nie wykonają wyłącznie badacze ani dydaktycy. Profesjonalna administracja nie zastępuje misji naukowej – ona umożliwia jej realizację na wysokim poziomie.
Myśl na koniec
Przyszłość uczelni zależy od zmiany myślenia o administracji akademickiej. Nie jest ona jedynie zapleczem technicznym, grupą wykonującą polecenia ani kosztem w budżecie. Jest silnikiem, układem nerwowym i jednym z filarów uniwersytetu: współtworzy strategię, zapewnia ciągłość działania, wspiera ludzi, wdraża decyzje i pomaga przeprowadzać instytucję przez zmiany.
Nowoczesny, „ludzki” uniwersytet powstaje nie dzięki jednemu hasłu, lecz dzięki codziennym praktykom: uważnemu językowi, partnerskim relacjom, dialogowi, widzialności pracy, inwestowaniu w kompetencje, sieciom wsparcia, mentoringowi, odwadze i współodpowiedzialności.
Zmiana powinna dokonywać się jednocześnie od góry i od dołu: przez decyzje władz, inicjatywy zespołów, rozwój liderów, granty, programy międzynarodowe, konferencje, szkolenia i codzienne rozmowy. Administracja akademicka nie jest dodatkiem do uniwersytetu. Bez niej uczelniany statek nie ruszy z miejsca, a misja naukowa, dydaktyczna i społeczna nie będzie mogła zostać skutecznie zrealizowana.
Chcesz porozmawiać o wdrożeniu zmian na Twojej uczelni?